ClickUp、1Passwordへの切り替えで約1,000名を30日で移行しパスワードのリセット対応を66%削減

チームの計画、整理、協働を1つのアプリで行える生産性プラットフォームを提供するClickUpは、以前のパスワードマネージャーから1Passwordに切り替え、自動プロビジョニングによって約1,000名の社員の移行を30日以内に終えました。クレデンシャルを一元的に管理できるようになり、IT部門がパスワードのリセットの依頼に費やす時間は66%減っています。同社のプラットフォームは、タスク管理にとどまらずドキュメント、リマインダー、目標、カレンダー、受信箱までを備えており、数百万人の利用者と10万を超えるチームに使われています。IBM、DHL、Hilton、Capgeminiといった世界の有力企業も顧客です。

導入前：一元的な管理ができず、サポートにも不満

同社は早くから、事業を守るうえでのパスワード管理の重要性を認識していました。セキュリティー担当シニアディレクターのRyan Brander氏は、セキュリティーは同社にとって極めて重要であり、全てのリーダーが意識して資産を守る適切な手を打つべきテーマだと述べています。

しかし以前のパスワードマネージャーは、パスワードを保存できても、事業の拡大に合わせてパスワード管理のポリシーを適切に適用するための可視性と管理の機能が足りませんでした。同氏は、一元的な管理の弱さが目立ち、パスワードのポリシーを適用することも、社員が退職した際にパスワードを確実に取り戻すこともできなかったと振り返ります。システムエンジニアのAlex Raducanu氏も、アプリの設計、機能、自動入力、そして社員がパスワードマネージャーのパスワードを忘れた際のリセットの機能に問題があり、社内でも相手のサポートとのやりとりでも大きな問題を抱えていたと説明しています。同社は以前のベンダーと毎週のように連絡を取っていましたが、問題が解決しないことも多くありました。

選定：ポリシーの適用、多要素認証、Oktaとの統合

同社はまず、次のパスワードマネージャーに必要な条件を洗い出しました。情報システムのセキュリティー、完全性、プライバシーを審査するSOC 2 Type 2の認証を支えられることが第一の条件でした。Brander氏によると、パスワードのポリシーと多要素認証を強制でき、Oktaを使ってアカウントを自動でプロビジョニングできることも求めていました。Raducanu氏は、社員が退職した際、特に円満でない退職の場合にも会社のデータを失わないようにする必要があったと話しています。

同社は2年足らずで社員を5倍に増やした急成長のスタートアップで、さらなる成長に合わせて拡張できる仕組みが必要でした。Brander氏は、以前のパスワードマネージャーは小さなチームには十分だったが、大きな組織の要件には対応できなかったと述べています。市場の製品を比べた結果、詳細なレポートを備えた管理画面、多要素認証の強制、自動プロビジョニング、Oktaとの深い統合などを備えた1Password Businessが多くの要件を満たしていました。同氏は、1PasswordのSCIM BridgeとUnlock 1Password with Oktaが選定の重要な決め手だったと話しています。

数字で見た導入効果

約1,000名を30日で移行

Oktaと1Passwordによる自動プロビジョニングで、新しいパスワードマネージャーのロールアウトは速く簡単に進みました。Brander氏によると、IT部門は約1,000名へのロールアウトを開始から完了まで30日で終えています。以前のツールの全てのパスワードを含めて古いアカウントを1Passwordに移し、その後に研修を行い、手順書などのサポートの仕組みを整えました。同氏は、この速い導入こそがロールアウトの容易さを物語っていると述べています。

パスワードのリセット対応にかかる時間を66%削減

1Passwordは、社内からのサポートの依頼を減らし、素早く対応するのにも役立っています。切り替え以降、IT部門がパスワードのリセットの依頼に費やす時間は66%減りました。Raducanu氏は、1Passwordでは社員のアカウントを非常に簡単に復旧でき、以前のツールでは苦労していたと話しています。1PasswordのSlackアプリも、リセットと本人確認の手順を効率化しています。Brander氏によると、本人確認が必要になるとSlackに通知が届き、サポート担当者が短いビデオ通話で本人を確かめれば完了で、1Passwordのサポートに頼る必要はありません。最初の導入以来、1Passwordのサポートに問い合わせる必要があった場面は思い当たらないという評価です。

一元的な管理と四半期ごとの監査

アクセスを管理できることは、切り替えの重要な理由でした。Brander氏は、有効な利用者、一時停止した利用者、保留中の招待の数が一目で分かり、以前のツールにはこれが全くなかったと述べています。インサイトは、組織全体のパスワードのセキュリティーの状態をいつでも示し、Watchtowerはアカウントが侵害されたときに知らせてくれます。同氏は、1Passwordがセキュリティーの仕事の一部を担い、セキュリティーチームに必要なデータを渡してくれていると評価しています。

監査の手順も簡単になりました。Raducanu氏によると、利用者の一覧を簡単にエクスポートでき、四半期ごとに、アクセスすべき人だけがシステムにアクセスできているかを確かめる監査を行っています。セキュリティーエンジニアのOlatunde Tokun氏は、チームの保管庫へのロールベースのアクセス制御、SIEMへの監査ログの送信、インサイトを活用したことで、組織のパスワードの健全性を高め、大企業水準のセキュリティーとコンプライアンスの目標を達成できたと述べています。

この導入事例からの学び

同社の以前のパスワードマネージャーは、小さなチームには十分でも、2年足らずで社員が5倍になる成長には対応できませんでした。成長期の組織が確認すべきは2点です。1つは、ポリシーと多要素認証を組織として強制でき、退職者のパスワードを確実に取り戻せるかどうかという点です。同社の以前のツールは、パスワードを保存できても、事業の拡大に合わせたポリシーの適用ができませんでした。もう1つは、IDプロバイダーと統合して自動でプロビジョニングできるかどうかです。同社の場合、Oktaとの統合が、約1,000名の30日での移行を支えています。

出典：1Password