Elastic、1PasswordのSaaS Managerで世界に分散した社員の入退社とライセンスを自動で管理

検索、オブザーバビリティー、セキュリティーの技術を提供するElasticは、1PasswordのSaaS Managerで、世界に分散した社員の入社から退職までのSaaSのアクセス管理を自動化しました。新入社員は初日に必要なアプリを使い始められ、退職者のアクセスとライセンスは自動で取り除かれます。ZoomやGitHubなど複数のアプリのライセンス費用も削減しています。ECサイトでの商品検索、空港へ向かう配車アプリ、オンラインでの求人検索など、同社の技術はさまざまな場面の裏側で使われており、何千もの有力ブランドが次世代のデジタルビジネスを支えるために同社のツールを採用しています。社員数は3,500名です。

導入前：時差をまたぐ入退社の手続きに追われていた

同社は「意図的に分散した」組織として、3,000名を超える社員が世界各地からリモートで働いています。そのため、新入社員に適切なSaaSのツールを適切なタイミングで渡すことが課題でした。ITオペレーション・インフラストラクチャー担当グローバルマネージャーのBernard Isibor氏は、セキュリティー管理を助ける自動化がなければ、複数のタイムゾーンにまたがって初日の数時間前に新入社員の準備を整えるのは非常に難しいと説明しています。間に合わせるために、業務時間外や週末に作業することも多かったといいます。

退職時のセキュリティーへの準拠も同じく重要で、同氏はタイミングと漏れのなさを鍵に挙げています。人事システムのWorkdayとOktaを直接同期させることで、一部のSaaSアプリのアクセスを取り除く最初の段階は自動化されていました。しかしIT部門は、全てのアクセスとライセンスが取り除かれ、情報が正しくアーカイブされ、重要なリソースが適切な人に引き継がれたことを、自ら確かめなければなりませんでした。

選定：入社から退職までのワークフローを自動化

同社はSaaS Managerを導入し、入社時と退職時の手作業の多くを、社員の入社から退職までのSaaSのアクセスを管理する自動化されたワークフローに置き換えました。OktaやGoogle Workspaceなどの主要なシステムと統合し、上司、部署、入社日と退職日といった基本的な人事情報を含む全社員のプロフィールをSaaS Managerで管理しています。SaaS ManagerはこれらをもとにIDプロバイダーのOktaと連動し、新入社員が勤務初日に間に合うよう、必要なアプリケーションに自動でプロビジョニングします。

社員が退職すると、退職時のワークフローがOkta経由とアプリのコネクター経由でアクセスとライセンスを自動で取り除きます。退職者のGoogle Driveのフォルダーは上司に移され、事業の継続と重要な情報の消失防止を図ります。メールも上司に転送されるため、メンバーが抜けても仕事は途切れません。同氏は、入社から退職までをSaaS Managerが自動化してくれることで仕事がずっと楽になり、手順の例外も適時に報告されるため、セキュリティーへの準拠の懸念に先手を打てると述べています。

導入効果：時間とコストを削減し、安心を得る

毎月の手作業の時間を削減

入社時と退職時の手順の自動化により、同社のチームは手作業に費やしていた時間を戦略的な取り組みに回せるようになりました。ビジネスエンゲージメント担当シニアディレクターのRusty Searle氏は、自動化されたワークフローで毎月何時間も節約しており、社員の生産性を最大限に高めるツールを渡しながら、ライセンスの規模を常に自動で適正に保つことに集中できていると話しています。

ライセンスを常に適正な規模に

SaaS Managerは、分散した社員が生産性を高める最適なツールを使える状態を保ちながら、効率も重視するIT部門の取り組みを支えています。同氏は、主要なSaaSアプリの利用状況のレポートを出し、生産性を損なわずに更新すべきライセンス数と廃止できるライセンス数を、根拠を持って判断できると説明しています。更新前のライセンス利用状況の見直しに加え、SaaS Managerは無駄な支出を継続的に洗い出して対処する、より広いライセンス効率化の戦略を支えています。ライセンスが使われていないように見えると、SaaS ManagerのワークフローがSlackで社員にそのライセンスがまだ必要かを尋ねます。同氏は、SaaS ManagerがIT部門と事業部門の協力関係を生み、全員のツールの要望に応えながら、関連する支出を最適化して目に見える投資対効果を上げていると述べています。こうして同社は、Zoom、GitHub、Monday.com、Lucidchartを含む複数のアプリのライセンス費用を削減しました。

退職者がアクセスできない確信

SaaSの支出削減は事業にとって常に成果ですが、同社にとってSaaS Managerの最大の効果はセキュリティーへの準拠です。同氏は、ライセンスの適正化で大きく節約できたが、自動化がもたらすセキュリティー、コンプライアンス、安心はお金には代えられないと述べています。退職者が業務のアプリやデータにアクセスできなくなっていると確信できることで、侵害の重大なリスクが下がり、チームの負担も大きく軽くなったという評価です。

この導入事例からの学び

同社では、人事システムとIDプロバイダーの同期だけでは、退職時のアクセスの取り除きが一部のアプリにとどまっていました。残りのアクセスとライセンスの確認、情報のアーカイブ、リソースの引き継ぎは、IT部門の手作業に残っていたのです。リモートで働く社員が多い組織が確認すべきは2点です。1つは、IDプロバイダーを経由しないアプリまで、退職時にアクセスとライセンスを取り除けるかどうかという点です。もう1つは、ファイルやメールの引き継ぎまで退職時のワークフローに含められるかどうかです。同社の場合、Google Driveのフォルダーとメールを上司に移すことで、退職者が出ても仕事を止めずに済んでいます。

出典：1Password