Everway、1PasswordでSaaSの無秩序な増加を抑え入社時の手順の自動化で40時間を削減

学び方や働き方が異なる人々のために、アクセスの障壁を取り除くテクノロジーを提供するEverwayは、急成長とM&Aで広がったSaaSの管理を1PasswordのSaaS Managerで自動化しました。238名の入社時の手順を自動化して40時間を削減し、150を超えるサードパーティーアプリの接続をIT部門の管理下に置いています。同社は1996年に創業したグローバルなソフトウェア企業で、ニューロインクルーシブな教室と職場づくりを支える直感的なツールを、あらゆるタイプの人に向けて設計しています。

導入前：成長の速さにIT部門の管理が追いつかなかった

急成長と戦略的なM&Aを経て、同社のデジタル環境は大きく広がりました。各チームが自らツールを導入できるようにしたことは速さとイノベーションをもたらした一方で、IT部門による一元的な監督とセキュリティーリスクへの対応が追いつかないほどSaaSを複雑にしました。

課題は多岐にわたりました。アプリケーションごとの所有者が分からず、ライセンスの管理やサポートの調整、責任の明確化が難しい状態でした。SaaSの支出も把握できず、契約更新とライセンスの最適化や重複するアプリの整理ができませんでした。シャドーITが死角を生み、データがどこに保管され、どう守られているかもIT部門は十分に把握できていませんでした。重要なサービスアカウントはスプレッドシートや手作業で共有されることが多く、クレデンシャルの漏洩リスクが高まっていました。SaaSの利用状況が見えないことは、監査への備えとISOの要件への対応も難しくしていました。ライセンス管理、アクセスの付与、入退社の手続き、契約の管理はスプレッドシートとメールに頼っており、管理の負担、コスト、リスクを押し上げていました。

選定：パスワード管理からSaaSの管理へ

同社はまず、クレデンシャルのセキュリティーを強化し、手作業によるパスワードの共有をなくすため、1Password Enterprise Password Managerをデプロイしました。効果はすぐに表れ、特に共有のサービスアカウントの扱いが変わりました。共有保管庫を使うことで、各部門がアクセスを安全に整理・共有・管理できるようになり、IT部門の負担が減りました。シニアITマネージャーのJoe Mailey氏は、共有保管庫によって利用者が従来のスプレッドシートでのパスワード共有から離れ、IT部門の介入なしにパスワードを管理・整理できるようになったと述べています。

世界各地を頻繁に移動する社員を守るため、トラベルモードも使っています。さらに社員に1Password Familiesを福利厚生として提供し、家庭でもより強固なセキュリティーの習慣を身に付けてもらうことで、個人のアカウントの侵害が会社のシステムに及ぶ可能性を下げています。

SaaSの無秩序な増加を抑えるため、同社は一元的なSaaS管理の仕組みを入れることを決めました。既にEnterprise Password Managerを使っていたことから、SaaSの利用状況を追跡し、リスクを減らし、コストを削減する手段として1Password SaaS Managerへ広げるのは自然な流れでした。デプロイすると、既存のGoogleとMicrosoftのサインインのデータを使って、ソフトウェアの利用の全体像をすぐに把握できました。検出機能の強さに加え、直感的な画面によって、従来の製品よりはるかに導入しやすく扱いやすかったといいます。

数字で見た導入効果

入社時の手順の自動化で40時間を削減

同社が最初に取り組んだのは、社員の入社から退職までの流れの自動化です。入社時の手順と退職時の手順を自動化したことで、新入社員は初日から適切なSaaSのアクセスを得られ、退職時にはアクセスが自動で取り消されます。放置されたアカウントや残ったアクセスのリスクも減りました。

SaaS Managerの導入以降、同社は238名の入社を処理し、1人あたり推定10分を節約しました。IT部門の時間に換算すると合計40時間で、丸1週間分の労働時間に相当します。退職時の手順も、手作業のチェックリストに頼るのではなく、ポリシーに基づいて速く、監査可能な形で進むようになりました。同氏は、自動化されたワークフローが入退社をはじめとする繰り返しのIT作業を簡素化し、正確さと適時性を保ちながら、ほかの優先事項に集中できるようにしていると述べています。

150を超えるサードパーティーアプリの接続を管理下に

監視されていないサードパーティーのアプリやブラウザー拡張機能は、思わぬセキュリティーの問題を招くことがあります。シャドーITやシャドーAIによるものもありますが、大半は日々の業務を効率化しようとする社員による悪意のない接続です。同氏は、多くの場合こうした接続は悪意のあるものではなく、利用者は新しいツールをつなぐ際にアカウントの権限を与えていることに気付いていないと説明しています。

SaaS ManagerのSaaS Discoveryの機能によって、IT部門は通常のシングルサインオン（SSO）の範囲を越えて、それまで見えなかった統合を把握できるようになりました。検出を自動化したことで、社員の業務を妨げずに、OAuthの権限の評価やアプリのセキュリティーの確認を行い、ガバナンスを保てます。これまでに150を超えるサードパーティーアプリの接続を、IT部門の管理下に置きました。同氏は、以前は環境全体のサードパーティーアプリの統合を自動で把握する手段がなかったが、今はリアルタイムの通知でアプリの権限をすぐに確認し、全てのツールが自社のセキュリティー基準を満たしているかを確かめられると話しています。

IT資産と契約の一元管理

同社は、SaaS ManagerのIT Asset Managementの機能で、手作業で更新していたスプレッドシートを、人を軸にしたIT機器の一元的な台帳に置き換えました。ノートPCやモニターからネットワーク機器まで、機器の種類、メーカー、シリアル番号、購入データ、保証期限、想定される耐用年数を記録し、暗号化の状態や導入されたOS、税務の情報などはカスタムフィールドで管理しています。合併で引き継いだ旧来の機器も含め、全拠点の機器をリアルタイムに把握できるようになりました。

契約もSaaS Managerに集約しています。散らばったフォルダーや何千ものメールのやりとりに頼るのをやめ、AIが契約の主要な項目を抜き出すことで、手入力をなくし、時間を節約しながら正確さを高めました。IT部門と財務部門はSaaSの支出を正確に把握でき、大まかな見積もりや手作業での突き合わせが不要になりました。利用状況から利用のないユーザーを自動で検出し、ライセンスを回収またはダウングレードすることで、コストも削減しています。

監査への備えとM&Aの支え

SaaS Managerは、同社の監査対応の中心にもなっています。IT部門は入退社の手順と高リスクのアクセスの管理を監査人に直接示しており、ISOの監査に組み込むことで文書化が簡素になり、コンプライアンスの明確な根拠を示せるようになりました。M&Aの際に異なる企業の環境を統合する場面でも、1Passwordのサポートが大きな支えになったと同社は評価しています。同氏は、合併にとってまさに救いになり、M&Aとその間のあらゆる作業がずっと楽になったと述べています。

この導入事例からの学び

同社はパスワード管理から始め、その上にSaaSの管理を重ねました。導入から2年で、1Passwordは少人数のIT部門が複雑な環境を管理するための基盤になっています。M&Aを重ねる組織が確認すべきは2点です。1つは、SSOを経由しないアプリの接続まで検出できるかどうかという点です。同社は、こうした接続の大半が業務を効率化しようとする社員の悪意のない操作だと捉えたうえで、150を超える接続を管理下に置いています。もう1つは、入退社の手順とSaaSのアクセスが1つの流れで処理されるかどうかです。1人あたり10分という差も、238名分を積み上げると40時間になります。

出典：1Password