Flipdish、1PasswordのSaaS Managerでアプリを統合しSaaSの支出を35%削減

個人経営のレストラン向けにPOSとオンライン注文の技術を一貫して提供するFlipdishは、1PasswordのSaaS Managerで社員が使うSaaSを洗い出し、重複するアプリを整理してSaaSの支出を35%削減しました。アプリは約1,000から160まで統合され、アクセスの申請も自動で処理されています。同社は顧客との直接の関係づくり、手間のかからない注文、日々の運営の効率化、利益の拡大を支えるツールをレストランに提供しています。2015年の創業以来大きく成長し、2022年にはユニコーン企業となりました。社員数は200名です。

導入前：増え続けるアプリを手作業で追えなくなっていた

同社は全面的にクラウドのプラットフォームとアプリで事業を運営しており、事業の拡大に合わせて柔軟に技術を取り入れ、入れ替えてきました。一方で、この方式はITの管理に大きな課題をもたらしました。IT責任者のLeon Weavers氏によると、アプリはスプレッドシートで手作業で管理し、担当者、契約しているライセンス、推測による利用状況を記録していましたが、成長が速すぎて社員が新たに使い始めるアプリを追いきれませんでした。

アクセス管理も課題でした。ライセンスのプロビジョニングとデプロビジョニングは手作業で、時間がかかり非効率でした。誰が何を使っているかが見えないため、退職者がアプリへのアクセスを持ち続けるリスクもありました。

選定：Oktaを補うSaaS管理の仕組み

IT部門はアイデンティティーの管理と主要なアプリへのアクセス制御のためにOktaを導入していました。しかしOktaが対象にできたのは一部のアプリだけで、多くはIT部門が既にある程度管理できていたものでした。残る数百のアプリを見つけて守ることは課題のままでした。同氏は、Oktaはよい第一歩だったが、SaaSの全体像はまだ十分に見えていなかったと振り返ります。

こうした空白を埋め、SaaSの利用状況と支出について意味のある洞察を得るため、同社はOktaと併用するSaaS管理の仕組みをいくつも検討しました。同氏は、SaaS ManagerがOktaへの投資を補う機能を備え、価格にも競争力があることは明らかだったと述べています。SaaS Managerのチームが同社の事業を理解しようと密に協力し、成功を支えてくれたことも評価しています。

数字で見た導入効果

5分足らずで1,000を超えるアプリを検出

システムをSaaS Managerにつないで数分のうちに、社員が数百もの異なるアプリにアクセスしていることが分かりました。同氏は、使われているアプリの多さに少し驚いたが、環境の全体像をつかめたことはソフトウェアの管理を改善するための重要な第一歩だったと話しています。財務管理のシステムともつなぎ、どこで誰が購入し、経費精算か請求書払いかといった情報も加えて、SaaSの一覧を充実させています。

SaaSの支出を35%削減

同社はSaaS Managerから得た情報をもとにアプリを統合し、SaaSの支出全体を35%減らしました。まず、プロジェクト管理のように同じような目的に複数のアプリが使われている重複を洗い出しました。同氏によると、重複するアプリを取り除いたことで、約1,000あったアプリは160にまで統合されています。次に、利用していない社員に割り当てられた、十分に使われていないライセンスを特定しました。同氏は、SaaS Managerの自動化が利用していない社員を見つけ、過剰な割り当てをなくすことで、SaaSの支出を大きく減らせたと述べています。

アクセスの申請を人手を介さずに処理

同社が目指したのは、少人数のIT部門の手作業をできるだけ減らしながら、統制され監査可能な形で社員を承認済みのツールに導くことでした。入社時の自動化で、社員には入社と同時に全員が使うアプリへのアクセスが与えられますが、ほかの多くのアプリは必要に応じて柔軟に管理する必要があります。そこでIT部門は、承認済みのSaaSアプリを検索できる一覧であるSaaS ManagerのApp Hubを社員に公開しました。社員がSaaS Managerからアクセスを申請すると、承認のために自動で上司に回されます。同氏は、人手を介さないこの方式でIT部門の時間を大幅に節約できていると話しています。

退職時のデプロビジョニングもSaaS Managerで自動化しています。同氏によると、社員1人が平均40〜50のアプリを使っており、退職時にはワークフローがアカウントを無効化してライセンスを回収します。時間の節約になるだけでなく、セキュリティーも最大限に高められます。SaaSの全体像の把握、アプリの統合、アクセス管理の自動化によって、IT部門は同じ人員ではるかに多くのことをこなせるようになりました。

今後：一時的なアクセスとハードウェアへの拡大

同社は現状に満足せず、アプリへの一時的なアクセスを与える自動化を検討しています。ライセンス管理をさらに無駄のないものにし、アクセスの統制も強めるためです。SaaS ManagerのMDMのコネクターを使えば、ハードウェアの資産とそれを割り当てた社員も把握できます。既存のワークフローをハードウェアに広げ、社員に必要な機器を渡し、退職者からは確実に回収することを、1つの仕組みと1組のワークフローで行う計画です。同氏は、大規模なプロビジョニングとデプロビジョニングの自動化の土台は既にできており、これはその仕上げだと述べています。

この導入事例からの学び

同社はOktaを導入していましたが、Oktaで管理できていたのは一部のアプリだけでした。SaaS Managerを併用したことで、IDプロバイダーの外にあった数百のアプリが見えるようになっています。急成長する組織が確認すべきは2点です。1つは、IDプロバイダーにつながっていないアプリまで検出できるかどうかという点です。同社の場合、支出の35%削減は、重複するアプリを見つけて約1,000から160に統合したことから始まっています。もう1つは、アクセスの申請と承認を上司に回す仕組みを、IT部門の手を介さずに回せるかどうかです。同社は、この自動化によってIT部門の人員を増やさずに成長に対応しています。

出典：1Password