Maptote、1Passwordで6名のチームのパスワード共有を安全かつ手早く

2006年からブルックリンでトートバッグや雑貨、ベビー服などを手作りしている女性経営の小さな会社Maptoteは、1Password Businessを導入し、6名のチームがどこからでもパスワードを安全に共有できるようにしました。強力で固有のパスワードを簡単に作れるようになり、ログイン情報や取引先の連絡先にもすぐにアクセスできるため、社員の時間も節約できています。同社は女性経営と米国製の認定を受けており、創業者のRachel Berick氏と、夫で共同創業者のMichael Berick氏が率いています。

導入前：使い回しのパスワードと電話でのやりとり

小さなチームの例に漏れず、同社の社員は何役もこなしています。Michael Berick氏は、デザイン、製品開発、管理業務の多くを担い、事実上オフィスのIT担当でもあると話しています。小さな会社なので専任のIT担当者はおらず、ITの問題が起きれば自分が対応しているといいます。

リモートで働き、時折出張もある同社では、シークレットの共有が面倒になることがありました。同氏によると、さまざまなソフトウェアやウェブサイトのパスワードを聞くために電話をかけたり電話を受けることに多くの時間を費やしていました。1Passwordの導入前はパスワードのセキュリティーの仕組みがなく、同じパスワードや少し変えただけのパスワードを使い回しており、安全でないうえに、オフィスの複数の人で共有するのにも手間がかかっていました。Rachel Berick氏は、社員が入れ替わるときに、退職者が機密情報へのアクセスを持ち続けないようにしたいと述べています。

選定：個人で使って分かった使いやすさ

Michael Berick氏は、同社の課題の解決に役立つと気付く前から、3年間個人で1Passwordを使っていました。個人で使うのが非常に簡単だったことから、リモートとオフィスの勤務が混在する自社にも合うと考えたといいます。同氏は、1Passwordによってパスワードの共有、使い回し、推測しやすいパスワードの使用をなくせると説明しています。社員が退職しても、20〜30のサイトで使い回してきた3つのパスワードを知られたままにはしたくなかったことが、1Passwordを使い始めた理由です。

導入効果：時間の節約、簡単なロールアウト、情報の一元化

6名のチームの時間を節約

同氏は多くの役割を担っているため、限られた時間にさらに負担をかけずに事業を円滑に回す方法を常に探しています。6名だけの小さな会社だが、1Passwordで多くの時間を節約できており、以前のメールやチャットでのパスワードの共有は全く効率的ではなかったと話しています。ネットワーク管理者も本格的なIT担当者もいないなかで、セキュリティーを心配せずに事業のほかの面に集中できるようになったという評価です。

説明会なしで全員が使い始める

新しいツールを加えることには抵抗が生じることもあります。創業者のRachel Berick氏も、技術に詳しくなく、新しいアプリを使うときは新しいことは覚えたくないといつも言っていたと振り返ります。しかし1Passwordを使い始めると、すぐにその価値を認めました。1Passwordにサインインするだけで全てのパスワードが見つかり、賢く安全で使いやすいと述べています。Michael Berick氏によると、ロールアウトは非常に簡単で、使い方の説明会を開く必要もなく、チームはすぐにログイン情報や連絡先の管理に使い始めました。1Password Businessに登録した際に届いた使い方の案内も参考にし、機能を活用しています。

連絡先もログイン情報と一緒に管理

以前の連絡先の管理は、文字通りコルクボードに貼った紙で、「UPSの担当者」「FedExの担当者」といった見出しが付いていました。共有しにくく、オフィスにいない社員は電話で問い合わせる必要がありました。現在は連絡先を1Passwordに取り込み、UPSのログイン情報と一緒に、担当者の名前やメモを含む連絡先も保存しています。同氏は、情報が一元化されることは自分にとってありがたいが、それ以上に全員がアクセスできることが素晴らしく、自宅でもオフィスでもどこからでも使える点が一番気に入っていると話しています。

この導入事例からの学び

専任のIT担当者がいない小さな会社にとって、パスワード管理は事業の片手間で担う仕事です。同社の場合、共同創業者がデザインや製品開発と兼務しながら、ITの問題にも対応していました。小規模な組織が確認すべきは2点です。1つは、技術に詳しくない人でも説明会なしで使い始められるかどうかという点です。同社では、新しいツールに後ろ向きだった創業者もすぐに価値を認めています。もう1つは、退職者が出たときに共有していたパスワードの心配をなくせるかどうかです。同社は、20〜30のサイトで3つのパスワードを使い回していた状態を、導入のきっかけに挙げています。

出典：1Password