Synex Medical、1Passwordを4日で全社にロールアウトし知的財産を守る

予測型の医療が当たり前になる未来を目指すライフサイエンス企業Synex Medicalは、1Passwordをわずか4日で全社にロールアウトし、ばらばらだったパスワード管理を統一しました。共有保管庫で知的財産に関わる情報へのアクセスを管理し、アクセスの記録を監査やサイバー保険の手続きに使えるようにしています。新入社員の受け入れにかかる時間も短くなりました。同社は、グルコースや乳酸といった代謝物をリアルタイムに測る新しい技術を開発し、小型で体を傷つけない計測機器を消費者に届けようとしています。

導入前：パスワードがあちこちに散らばっていた

独自性の高い医療分野で事業を行う同社にとって、知的財産を守ることは欠かせません。しかし多くのスタートアップと同じく、やるべきことは多く、時間は足りませんでした。ヘルスケアの分野ではクレデンシャルのセキュリティーを統一することが重要であり、パスワードの保管と共有の方法を社員にまかせる当時のやり方は一時しのぎにすぎないと認識していました。システムアーキテクトのLee Jon Scramstad氏は、パスワードがあちこちに散らばっており、社員はExcelのスプレッドシートやブラウザーを使い、自分のPCのメモ帳に保存している人もいたと振り返ります。

選定：知的財産を守りつつアクセスを簡単に

パスワード管理の決まった方法がないなか、同氏が求めたのは、アクセスを複雑にせずに知的財産を守れること、ロールアウトが簡単なこと、現在と将来の投資家に監査可能なデータを示せることでした。同氏は、会社の知的財産をできる限り守りながら、社員にはできるだけ直接的なアクセスを提供することが自分の目標だと述べています。前職で1Passwordを使った経験があり、情報への簡単なアクセスと強固なセキュリティーを両立させるツールがそろっていることを知っていました。1Passwordは求めていた条件を満たしただけでなく、節約できた時間のように、想定していなかった利点ももたらしました。

数字で見た導入効果

4日で全社にロールアウト

1Passwordの導入は全体で4日で完了しました。同氏は1Passwordのカスタマーサクセスのチームを活用してロールアウトを円滑に進め、必要に応じて1Passwordに直接支援を求めることも、1Password Universityやサポートの資料を使って自ら答えを探すこともできる体制を整えました。わずか4日で、フルリモートで働く25名の社員はシークレットを安全に共有する手段を得て、同氏はアクセスをよりよく管理できるようになりました。同氏によると、サポートは期待以上で、1Passwordがウェビナーを開き、同社もランチ勉強会を開きました。録画や1Passwordのウェブサイトの資料もいつでも参照できます。

新入社員1人あたり少なくとも4〜5時間を節約

導入以来、IT部門もほかの社員も、手間のかかるセキュリティーの作業に費やしていた時間を取り戻しています。同氏によると、新入社員の受け入れにかかる時間は1人あたり少なくとも4〜5時間短くなりました。社員がいくつかのタイムゾーンにまたがっているため、共有のパスワードを尋ねて返事を待つ必要がなくなったことで、毎月3〜4時間も節約できています。

シークレットを素早く安全に共有

導入の効果は、特にシークレットの共有の仕方にすぐに表れました。同氏は、共有保管庫を使えるようになったことが、開発チームとエンジニアリングチームに最初から大きな効果をもたらしたと話しています。同社は1Passwordで開発者のシークレットやクレジットカード番号などを効率よく共有しており、同氏は機密情報を素早く届けられることが最大の利点だと述べています。共有保管庫によって、全員が必要な情報にだけアクセスできるようアクセスを管理し、独自の情報への特権的なアクセスを守っています。導入から2年近くたった現在も、トークンや極めて機密性の高い情報を、使いやすさを保ちながら安全に共有し続けています。

監査とサイバー保険への備え

誰が何にアクセスできるかを管理し、情報がいつアクセスされたかを追跡できることは、同社が最も重要なシークレットを守るうえで欠かせません。同氏は、誰が何に、どこで、どのようにアクセスしたかを一定の範囲で追跡できることは、事後の報告や監査で特に大きな意味を持つと説明しています。スタートアップとして、同社は投資家候補に監査可能なデータを示す必要があり、規制当局から求められた場合も、1Passwordのレポート機能で独自の情報へのアクセスの記録をすぐに取り出せます。同氏は、監査の機能はまだ使ったことはないが、サイバー保険の申込書に記入する際に備えがあると示せるのはありがたく、本当に必要になればすぐに使えると述べています。

この導入事例からの学び

社内にサーバーを持たないリモート中心の同社では、パスワードの保管と共有を社員にまかせていた状態から、4日で全社の仕組みを統一しました。知的財産を扱う小規模な組織が確認すべきは2点です。1つは、情報へのアクセスを必要な人に絞りつつ、素早く渡せるかどうかという点です。同社では、共有保管庫によって開発チームとエンジニアリングチームがすぐに効果を実感しています。もう1つは、誰がいつ何にアクセスしたかを後から示せるかどうかです。同社の場合、まだ監査で使ったことはないものの、投資家への説明やサイバー保険の手続きで備えを示せることが価値になっています。

出典：1Password