Zuora、1PasswordのSaaS Managerで6カ月で10倍の投資対効果

継続課金型ビジネス向けの収益化プラットフォームを提供するZuoraは、1PasswordのSaaS Managerで多数のSaaSアプリのライセンスを一元的に把握し、導入から6カ月で10倍の投資対効果を上げました。6週間でライセンスの完全な棚卸しを終え、ライセンス管理の手間を90%削減し、200を超えるアプリを管理しています。同社は急成長を続ける大企業向けのSaaS企業で、社員数は1,800名です。チームの成功を後押しするため、多数のSaaSアプリを含む一流のツールに投資しています。

導入前：どのライセンスが使われているか分からなかった

同社の課題は、組織全体でどのライセンスが購入され、それが効果的に使われているかを正確に把握することでした。SaaSのライセンス、支出、更新については、IT部門、調達部門、各事業部門など、さまざまな関係者への報告も求められます。ビデオ会議、ファイル共有、電子署名といった生産性向上のアプリは費用がかさみがちです。利用状況の追跡を自動化し、無駄なライセンスに確実に対処したいと考えていましたが、数十のアプリの利用データを分析するには、複数の場所から手作業で情報を集める必要があり、時間がかかっていました。

選定：購買データと利用データを1カ所に

SaaS Managerには、同社の調達システムCoupa向けのコネクターが標準で用意されており、IT部門はSaaSの購買データを効率よく、適時に取得できるようになりました。過去のSaaS関連の発注書をSaaS Managerに取り込み、現在のライセンスの権利と更新の全体像を把握しています。更新や追加精算、新規のライセンスの発注書も自動でSaaS Managerに流れ込むため、ライセンスの情報は常に最新で信頼できます。ソフトウェアライセンス資産マネージャーのCarol Atkins氏は、SaaS Managerで全てのSaaSライセンスを明確に把握でき、SaaSの更新を一元的に管理するカレンダーと、アプリの担当者や関係者への自動のリマインダーができたと述べています。

SaaS ManagerのOktaの統合は、Oktaにつながる全てのアプリのサインインの状況を継続的に更新します。アプリとの直接の接続によって、利用者に割り当てられたライセンス、ファイル共有アプリに保存されたデータ量、開催したビデオ会議の数といった質の高い情報も加わります。

数字で見た導入効果

6週間でライセンスの完全な棚卸し

SaaS Managerによって、IT部門はわずか6週間でライセンスの包括的な棚卸しを実現しました。現在は、アプリの担当者に適時に更新のリマインダーを送り、経営層にはSaaSの最適化による削減額を毎週報告しています。IT部門は経営陣の戦略的なパートナーとして、事業にさらに価値をもたらしています。

ライセンス管理の手間を90%削減

リアルタイムの利用状況と継続的に更新されるライセンスの一覧によって、手作業のSaaS管理に費やす時間が減り、ライセンス管理の手間は90%削減されました。同氏は、使っているアプリの数を考えると、日常のSaaS管理に費やす時間が1日の10%未満になったのは驚くべきことだと話しています。重複するアプリの廃止や未使用のライセンスの洗い出しなど、事業に実際の利益をもたらす戦略的な取り組みに集中できるようになったという評価です。

6カ月で10倍の投資対効果

SaaS Managerのワークフローで利用していない社員に働きかけ、使われていないライセンスを回収しています。利用していない社員は、場合によっては利用者全体の最大20%に及んでいました。Slackの通知とメールで社員に背景と案内を伝えることで、IT部門と事業部門の協力意識も育っています。同社は5つの主要アプリでライセンスの規模を適正化しました。ビデオ会議アプリでは利用者の5分の1が有償ライセンスの機能を使っていないことが分かり、数百名を無償版に切り替えて大きな削減につなげています。重複したアプリの利用も洗い出し、企業向けファイル共有アプリの更新ライセンス数を50%を超えて減らす取り組みを進めました。同氏は、6カ月で10倍を超える投資対効果を上げたことは、チームと会社にとって大きな成果だと述べています。

CIOのPaul Heard氏は、標準のコネクターとSaaS Managerによるデータ品質の確認によって、データの検証ではなく重要な判断に集中できる信頼できる情報が得られたと説明しています。SaaS ManagerはIT部門と調達部門にとって信頼できる情報源であり、自動化されたライセンス管理によってライセンス数を減らすか、追加の購入を避けられるようになったという評価です。

今後：ほかのライセンスにも最適化を広げる

これまでに最適化したのは5つの主要アプリだけです。Atkins氏は、これは始まりにすぎず、今後数カ月でほかのライセンスにも対象を広げ、長期的に削減額を積み上げていくと述べています。

この導入事例からの学び

同社の取り組みは、購買データと利用データを同じ場所にそろえるところから始まっています。調達システムの発注書とIDプロバイダーのサインインの記録がつながったことで、どのライセンスにいくら払い、誰が使っていないかが分かるようになりました。SaaSの支出を見直す組織が確認すべきは2点です。1つは、調達システムの発注書を自動で取り込めるかどうかという点です。手作業で集める限り、ライセンスの一覧はすぐに古くなります。もう1つは、サインインの有無だけでなく、有償の機能が使われているかまで分かるかどうかです。同社では、ビデオ会議アプリの利用者の5分の1が有償の機能を使っていないと分かったことが、数百名の無償版への切り替えにつながりました。

出典：1Password