Fortinet、SafeBase by Drataで質問票の負担を減らし世界での営業を加速

サイバーセキュリティーの世界的なリーダーとして、世界中の企業、サービスプロバイダー、政府機関を守るFortinetは、メールとExcelのファイルで個別に対応していた質問票（セキュリティーチェックシート）と文書の共有をSafeBase by DrataのTrust Centerにまとめ、営業のスピードを高めました。顧客はクリックで同意するNDA（秘密保持契約）に署名し、承認済みのレポートを数分でダウンロードできます。50万を超える顧客が同社のソリューションに頼っており、大規模に信頼を保ち、それを示すことが同社の最優先事項の1つです。

導入前：メールとExcelでの個別対応が限界に

成長とともに、同社のGRC（ガバナンス、リスク、コンプライアンス）チームは、顧客から届く大量の質問票とベンダーのデューデリジェンスの依頼に追いつけなくなりました。依頼のたびにチーム間の調整、法務の確認、手作業でのレポートの共有が必要でした。GRCと営業のチームはばらばらのメールとExcelのファイルで依頼を処理しており、対応に時間がかかるうえ、共有する情報が一貫しないリスクもありました。SOC 2の監査報告書のような機密性の高いレポートを手作業で配布するため、非効率で、管理されないまま共有されるリスクも高まっていました。

NDAの修正のやりとり、レポートの配布、繰り返し届く依頼への対応に、数え切れないほどの時間が費やされていました。1件の依頼にセキュリティー、法務、アカウントのチームの間の受け渡しが何度も入り、回答までに数週間かかることも多くありました。セキュリティーリスク・コンプライアンス担当ディレクターのVivek Madan氏は、世界中の顧客がそれぞれ異なるフレームワークやデータ保護について尋ねてくる質問票に応える状況を、メールとスプレッドシートで管理するのは非常に難しかったと振り返っています。

選定の判断軸：顧客が自分で安全に文書にアクセスできること

同社は、速さと一貫性を保ちながら安全で正確な情報共有を確実にする必要があると考え、信頼の保証を効率化し、顧客がコンプライアンスの文書に必要なときに安全にアクセスできる自動化された仕組みを探しました。Madan氏は、信頼は新しい通貨であり、顧客はデータが安全に誠実に扱われていると知る必要があると述べています。

同社は、Trust Center Premier、AI Questionnaire Assistance（AIQA）の上位版であるAIQA Pro、Published Product Portalを含むSafeBase Enterprise Bundleを導入しました。自社ブランドの窓口でクリックで同意するNDAを使い、顧客が自分で文書にアクセスできるようにしています。同氏は、顧客が自分でポリシー、認証、レポートに安全にアクセスできるプラットフォームを求めており、SafeBaseがそれを手間なく実現したと評価しています。

導入効果

質問票から成約までのサイクルを短縮

SOC 2 Type IIやISO/IEC 27001のレポートなどのコンプライアンスの文書に、顧客が自分で安全にアクセスできる1つのTrust Centerを整えました。鍵となったのはSalesforceとの連携で、顧客の記録を自動で確認し、適切なアクセス権を付与します。顧客はクリックで同意するNDAにすぐに署名し、承認済みのレポートを数分でダウンロードできるようになり、不要なやりとりと法務への依存がなくなりました。以前は質問票への回答と複数の部門からの情報集めに数週間かかることもありましたが、今では検証済みのレポートにすぐにアクセスでき、遅れが減って営業のサイクルが速くなっています。

コンプライアンスの資料を1つの窓口に集約

SOC 2、ISO 27001、データ処理契約（DPA）などのコンプライアンスの資料は全て、1つの安全な窓口にまとまりました。部門をまたいで情報を追いかけ、スプレッドシートに手作業で記入していた時間を取り戻し、より価値の高いガバナンスとリスクの取り組みに振り向けています。

顧客の信頼を強め、新しい市場への進出を支える

同社の顧客は全ての主要な地域にわたっており、世界で一貫した水準で信頼に関する情報を伝えることは大きな課題でした。SafeBase Enterprise BundleとTrust Center Premierによって、全ての市場でセキュリティーとコンプライアンスの伝え方を標準化できる規模が得られました。機密性の高いデータを過度にさらすことなく、地域を問わず全ての顧客が同じ正確な最新の文書をすぐに受け取れます。購買側は、同社のセキュリティーポスチャーを透明に、必要なときに確認できます。Madan氏は、信頼できるデータへの安全なアクセスを顧客に広げたことが、世界中のさまざまな市場への事業の拡大を後押ししたと話しています。GRCチームはAIQAをRFPや質問票への回答に使い始めており、特に営業から非常に好意的な反応を得ています。

この導入事例からの学び

同社の事例で特徴的なのは、Trust CenterをSalesforceと連携させ、顧客の記録の確認とアクセス権の付与まで自動化している点です。NDAへの署名からレポートのダウンロードまでを顧客が自分で進められるため、法務や営業を経由する受け渡しがなくなっています。

同社の事例から読み取れる確認軸は3点あります。1つ目は、機密性の高いレポートをメールで配布し、共有の範囲を管理できない状態になっていないかどうかです。2つ目は、1件の依頼にいくつのチームの受け渡しが入っているかです。同社では、セキュリティー、法務、アカウントのチームの間の受け渡しが回答を数週間に延ばしていました。3つ目は、地域を問わず全ての顧客に同じ最新の文書を届けられるかどうかです。同社は1つの窓口に資料をまとめることで、世界で一貫した伝え方を実現しています。

出典：Drata