Mural、Drataのワークフローで証跡のリマインダーを自動化しSlackとJiraに届ける

チームの考え方、足並みのそろえ方、仕事の進め方を変えるビジュアルワークのプラットフォームを提供するMuralは、手作業のリマインダーとメールに頼っていた証跡の更新の管理をDrataのワークフローで自動化しました。証跡の期限が近づくとSlackとJiraに自動でリマインダーが届き、更新の記録はDrataと社内のシステムの両方に一貫して残ります。同社の市場開拓のチームは、継続的に使えるワークスペース、研究に裏付けられた手法、視覚を重視したAIを使い、より明確な判断と素早い実行で成果を早めています。

導入前：手作業のリマインダーで更新が漏れる

コンプライアンスの取り組みが成長するにつれ、社内の多くの関係者にわたって証跡の更新を一貫して保つことの重要性が増していきました。コンプライアンスチームは、証跡のアーティファクトをいつ更新すべきかを手作業のリマインダーで追跡しており、頻繁な催促が必要でした。手作業のリマインダーとメールの通知では更新が漏れやすく、特に監査の準備のような忙しい時期には、コンプライアンスのタスクがたまり、追加の催促が必要になっていました。

選定の判断軸：社員が普段使うツールに届くこと

同社のチームにとって、自動化と同じくらい大切だったのが見やすさです。メールの通知だけに頼るのではなく、社員が日常的に使っているツールの中に証跡の更新が表示されることを求めていました。Drataを導入したことで、同社はコンプライアンスのコントロールを一元的に管理するプラットフォームを得て、ワークフローの自動化で手作業を減らせるようになりました。

導入効果

期限前のリマインダーを自動化

Drataのワークフローで、証跡の期限が切れる前に自動でリマインダーが送られるように設定しました。リマインダーは適切な関係者に届き、更新が期限内に行われるようになっています。リードコンプライアンススペシャリストのPablo Cordoba氏は、ワークフローが柔軟性をもたらし、自動で実行できる反復作業を避けられるため、貴重な時間を節約できると述べています。

SlackとJiraに届き、両方に記録が残る

ワークフローによって、リマインダーをSlackとJiraに直接送れるようになり、コンプライアンスのタスクが社内のシステムの中で見えるようになりました。Cordoba氏は、証跡のリマインダーを全てワークフローで社内のシステムに移したことで、証跡を見逃すことがなくなり、Drataと社内のシステムの両方に正しく記録が残るようになったと話しています。手作業の追跡の必要も減っています。

受け取り方に合わせて通知を変える

同社は、証跡のリマインダー以外にも、研修のリマインダーなどの定型業務をワークフローで自動化しています。関係者ごとに好みの受け取り方に合わせて通知を変えられる点も特徴です。Slackで受け取る人もいればメールで受け取る人もいて、ワークフローなら情報をほかのシステムに送ってさらに広げられるとCordoba氏は説明しています。関係者に情報が行き届き、タスクが一貫して完了する状態を保ちながら、コンプライアンスの取り組みを広げられるようになりました。

この導入事例からの学び

同社の事例で特徴的なのは、コンプライアンスのタスクをDrataの中で完結させるのではなく、社員が普段使うSlackやJiraに届けている点です。証跡の更新の漏れを、自動化と見やすさの両面から防いでいます。

同社の事例から読み取れる確認軸は3点あります。1つ目は、証跡の更新の期限を手作業のリマインダーで追っていないかどうかです。同社は期限前のリマインダーを自動化しています。2つ目は、通知が社員の普段使うツールに届いているかどうかです。同社はメールだけに頼らず、SlackとJiraにリマインダーを送っています。3つ目は、更新の記録がDrataと社内のシステムの両方で一貫しているかどうかです。監査の準備のような忙しい時期に、タスクがたまって催促が増えることを防ぐ観点からも確認しておきたい点です。

出典：Drata