通知の設定

Drataは、タスクの期限、ポリシーの更新、モニタリングの失敗など、対応が必要な作業をメールやチャットで知らせます。通知には、各ユーザーが自分で設定するメールの通知と、管理者がSlackやMicrosoft Teamsに送るように設定する組織全体の通知ルールがあります。このページでは、Drataの通知の設定として、個人の通知と組織全体の通知ルールの違い、承認や更新期限の知らせを誰に送るか、通知が多すぎて読まれなくなるのを防ぐ考え方を説明します。

個人の通知と組織の通知ルールの違い

項目	個人の通知	組織の通知ルール
設定する場所	Settings → Personal → Notifications	Settings → Organization → Notification rules
設定する人	各ユーザー（設定は本人だけに適用される）	Adminロールのユーザー
送り先	本人のメール	SlackやMicrosoft Teamsのチャンネル。必要に応じて、関係する要員に直接メッセージを送る
主な用途	自分が担当するコントロール、ポリシー、タスクなどの知らせを受け取る	準備未完了のコントロール、作業が残っている要員、テストのエラーなどを、チームの共有のチャンネルで見守る
前提	なし	SlackかMicrosoft Teamsとの連携

個人の通知の設定は、組織の通知ルールには影響しません。ただし、要員が直接メッセージを受け取るには、個人の通知でAllow notificationsを有効にしておく必要があります（下の「要員に直接メッセージを送る」を参照）。

個人の通知を設定する

設定の開き方

1. Settingsを選びます。
2. Personal → Notificationsを開きます。
3. Allow notificationsを有効にします。この切り替えは、メール、Slack、Microsoft Teamsの通知の全てに関わります。
4. 受け取る通知を選び、選べるものは頻度（DailyかWeekly）を選びます。

Settings → Personal → Notificationsの画面。Allow notificationsの下に、Audits、Controlsなどの領域ごとに通知の切り替えが並ぶ

すぐに送られる通知と、週ごとの要約や決まった間隔で送られる通知があります。どの通知を設定できるかは、ロールと、担当しているもの（オーナーかどうか）によって変わります。また、読み取り専用のロールのユーザーは、メールの通知の設定を変えられないことがあります。

主な通知

領域	通知	送られるとき	受け取る人
監査	New messages	監査人や管理者から新しいメッセージが届いたとき	全ての管理者と、割り当てられた監査人
監査	Status updates for requests	監査の依頼の状態が変わったとき	全ての管理者と、割り当てられた監査人
コントロール	Evidence updates on controls	コントロールへの証跡のマッピングや解除、証跡の削除や更新があったとき	コントロールオーナー
コントロール	Approval updates on controls	承認が必要になった、承認者が修正を求めた、承認者が追加や変更された、承認されたなど、承認の状態が変わったとき	コントロールオーナーと承認者
コントロール	Internal note added to a control	コントロールに新しいメモが追加されたとき	コントロールオーナー
コントロール	Status change for controls assigned to me	担当するコントロールの状態の変化の要約（日ごとか週ごと）	コントロールオーナー
モニタリング	証跡の収集のエラー	証跡の収集でエラーが記録されたとき	この通知を有効にしたユーザー
モニタリング	自動のテストのエラー	自動のテストが失敗したとき（日ごとか週ごとの要約にできる）	この通知を有効にしたユーザー
証跡	自分に割り当てられた証跡	証跡が自分に割り当てられたとき	新しい証跡のオーナー
ポリシー	ポリシーのコメントへの返信	自分のポリシーのコメントに返信があったとき	この通知を有効にしたユーザー
ポリシー	Updates to policies assigned to me	ポリシーが割り当てられた、外された、ほかの人に更新されたとき	ポリシーオーナー
リスク	リスクオーナーの通知	新しくリスクオーナーに割り当てられたとき	新しいリスクオーナー
タスク	期限が近いタスク	7日以内に期限が来るタスクがあるとき	タスクを割り当てられた人
タスク	年次のコンプライアンスのタスク	毎月15日に、近づいている年次のタスクを知らせる	タスクを割り当てられた人
タスク	期限を過ぎたタスク	期限を過ぎたタスクがあるとき（週に2回）	タスクを割り当てられた人
脆弱性	SLAの期限が近い、または過ぎた脆弱性	重大度がCriticalとHighの脆弱性の期限が近いとき、過ぎたとき（日ごとか週ごと）	通知を有効にしたユーザー。何日前から知らせるかは脆弱性の設定で決める
ワークフロー	ワークフローの作成者への通知	自分が作ったワークフローが公開されたとき、無効になったとき	ワークフローを作った人

ポリシーオーナーの通知は、既定で有効になっています。ポリシーオーナーのアクセスがなくなった場合、ポリシーは最初の有効な管理者に自動で割り当て直され、その管理者に通知が届きます。

組織の通知ルールを設定する

前提

組織の通知ルールを作る前に、SlackかMicrosoft Teamsとの連携を済ませます。送り先によって、次の準備も必要です。

送り先	準備
Slackの非公開のチャンネル	各チャンネルにDrataのアプリを加える。チャンネルで/invite @Drataと入力するか、チャンネル名 → Integrations → Add an appでDrataを加える
Microsoft Teamsでの直接メッセージ	Microsoft TeamsにDrataのアプリがインストールされている必要がある。インストールされていなければ、社内のITの担当者に依頼する

Microsoft Teamsでは、非公開のチャンネルに通知を送れません。

通知ルールを作る

1. Settings → Notification rulesを開きます。
2. Create notification ruleを選びます。
3. 通知の種類を選びます。
4. 送り先を選びます。Slackでは公開・非公開のチャンネルか特定のユーザーを選び、Microsoft Teamsではチャンネルのリンク（ブラウザーのアドレスバーか、TeamsのGet link to channelでコピーしたもの）を貼り付けます。
5. 頻度を選びます。Dailyは毎日（週末を含む）、Weeklyは毎週月曜日に、どちらも太平洋時間の午前6時に送られます。

Notification rulesの一覧。種類、状態、送り先、頻度が並び、右上のCreate notification ruleから新しいルールを作る

通知の種類

種類	内容
Personnel with Pending Actions	ポリシーへの同意など、コンプライアンスの作業が残っている要員を知らせる。名前と状況が含まれるため、非公開のチャンネルに送ることが勧められている
Tests with an “Error” Result	自動のテストで問題が起き、成功か失敗かを判断できなかったときに知らせる。モニタリングを元に戻すために調べる必要がある
Required Approvals	コントロールの承認の状態が変わったときに知らせる
Control Evidence Updates	コントロールの証跡が追加や更新されたときに、コントロールオーナーに知らせる
Controls Not Ready	選んだコントロールが準備未完了のときに知らせる。見守るコントロールを選べ、問題があるときだけ送られる
Workflow Updates	ワークフローが更新されたときや、実行のエラーが起きたときに知らせる

選べる種類は、SlackとMicrosoft Teamsのどちらを使うかによって異なります。

要員に直接メッセージを送る

次の種類では、チャンネルへの通知に加えて、関係する要員に直接メッセージを送れます。直接メッセージを有効にしても、チャンネルへの通知は常に送られます。

種類	直接メッセージを受け取る人
Personnel with Pending Actions	作業が残っている各要員
Required Approvals	承認に関する作業がある各要員
Control Evidence Updates	証跡が更新されたコントロールの各オーナー
Workflow Updates	関係する作業がある各要員

【注意】 直接メッセージは、本人の個人のチャットではなく、SlackやMicrosoft TeamsのDrataのアプリを通じて届きます。有効にする前に、Drataのアプリがインストールされていることを確かめてください。また、要員が個人の通知でAllow notificationsを無効にしていると、直接メッセージは届きません。

通知ルールを管理する

操作	内容
無効にする（Disabled）	ルールを残したまま、通知を一時的に止める。また使う可能性があるときに使う
有効にする（Active）	止めていたルールを、設定した頻度で再び送るようにする
削除する	ルールを選んで削除する。元に戻せない

承認と更新期限の知らせを誰に送るか

コントロールの承認

コントロールの承認の流れでは、段階が変わるたびに、関係する人に通知が届きます。

できごと	知らせる相手
コントロールが承認待ち（Needs approval）になった	承認者
承認者が修正を求めた	コントロールオーナー
承認の後に証跡が追加され、承認の段階が戻った	改めて関係する人

承認者とコントロールオーナーがそれぞれ個人の通知でApproval updates on controlsを有効にしておくと、本人のメールで受け取れます。チームのチャンネルでも見守りたい場合は、組織の通知ルールでRequired Approvalsを設定し、必要に応じて直接メッセージを有効にします。承認の流れは、コントロールオーナーと承認で説明します。

ポリシーの更新期限

ポリシーの更新期限をもとに、Drataが見直しや同意のタスクを自動で作ります。タスクはTasksページで確かめられ、タスクを割り当てられた人には、期限が近いタスク、年次のタスク、期限を過ぎたタスクの通知が届きます。ポリシーの見直しの進め方は、ポリシーの見直しと版の管理で説明します。

証跡の更新期限

手作業の証跡（ファイル、URL、チケット）の更新期限を知らせるには、ワークフローを使います。証跡のワークフローでは、更新期限の何日前に知らせるか（Upcoming renewal）や、更新期限を過ぎたとき（Renewal past due）を起点にして、メール、Slack、Microsoft Teamsで知らせられます。ワークフローを作れるのは、AdminとWorkspace Managerのロールのユーザーです。ワークフローの作り方はワークフローで作業を自動化する、証跡の更新期限の運用は証跡のオーナーと更新期限の運用で説明します。

通知が読まれなくなるのを防ぐ

通知は、多すぎると読まれなくなり、少なすぎると対応が遅れます。ヘルプセンターでは、組織の通知ルールでよくある誤りとして、次のものを挙げています。

避けること	理由
要員の情報を含む通知を公開のチャンネルに送る	Personnel with Pending Actionsなどには、名前とコンプライアンスの状況が含まれる
Slackの非公開のチャンネルを加えた後に、再認証を忘れる	非公開のチャンネルが送り先の一覧に出てこない
通知がダッシュボードや報告の代わりになると考える	通知は、ダッシュボードや報告を置き換えるものではない
個人の通知の設定が、組織の通知ルールに影響すると考える	2つは別々に設定する
直接メッセージが個人のチャットに届くと考える	Drataのアプリを通じて届く

このほか、次の点も通知を読まれるものに保つのに役立ちます。

考え方	内容
要約を使う	Status change for controls assigned to meや自動のテストのエラーなど、頻度を選べる通知は、日ごとか週ごとの要約にする
見守る対象を絞る	Controls Not Readyでは、見守るコントロールを選べる。監査で重要なコントロールに絞ると、問題があるときだけ通知が届く
送り先を分ける	要員の情報を含む通知は非公開のチャンネルに、テストのエラーは連携の担当者のチャンネルに、というように、対応する人がいるチャンネルに送る
不要になったルールを止める	一時的に不要なルールは削除せずに無効にしておき、必要になったら有効に戻す

【運用のポイント】 通知が届かないという問い合わせを受けたら、迷惑メールのフォルダー、no-reply@drata.comの許可、メールゲートウェイでブロックされていないかを確かめます。週ごとの要約は、届くまでに時間がかかることも伝えます。メールの許可の設定は、ネットワークとメールの許可設定で説明します。