Trust Centerの制限付きの情報は、閲覧者がアクセスを申請し、組織が承認して初めて見られるようになります。申請を1件ずつ確かめて承認する運用のほか、条件に合う申請を自動で承認したり、特定のドメインからの申請をブロックしたりできます。このページでは、閲覧者からのアクセス申請の扱いとして、申請の流れ、手作業での承認と拒否、自動承認の設定と条件、申請のブロック、申請のフォームに追加の項目を求める方法、セキュリティーのチームと営業のチームの役割の分け方を説明します。
閲覧者がアクセスを得るまでの流れ
閲覧者（顧客や見込み客）は、次の流れで制限付きの情報にアクセスします。
- 公開のTrust Centerで
Get accessを選びます。上部のバナーのほか、Trust Centerの個々の項目からも申請できます。 - 仕事のメールアドレスを入力し、
Continueを選びます。 - 追加の情報を入力し、組織の利用規約とプライバシーポリシーに同意して、
Submit Requestを選びます。この段階では、NDA（秘密保持契約）にはまだ署名しません。 - 組織が申請を承認すると、閲覧者に1回限りのログイン用のリンクがメールで届きます。ユーザー名とパスワードを作る必要はありません。
- メールの
Access Trust Centerのリンクを選ぶと、NDAの署名に進みます。Clickwrap、Docusign、Ironcladのどれを設定していても、指定したNDAを済ませるまではアクセスできません。 - NDAを済ませると、制限付きのTrust Centerで、文書の閲覧とダウンロード、会話の機能での質問、質問票の提出、制限付きのナレッジベースの閲覧ができるようになります。
追加の項目と同意のチェックボックスを有効にした、アクセス申請のフォームの例
NDAの設定はNDAの設定、会話の機能と質問票の提出は閲覧状況の分析と閲覧者とのやり取りで説明します。
申請を確かめて承認する
手作業で確かめる必要のある申請は、全てAccountsタブのAccess Requestsの表に並びます。組織のチームは、ここから申請を承認したり拒否したりします。
Accountsタブの上部のアクセス申請の一覧と、その下のアカウントの一覧
| 列 | 内容 |
|---|---|
Company | 申請者の会社 |
Requester | 申請者の名前とメールアドレス |
Relationship | 申請者と組織の関係 |
Products | 申請者がアクセスを求めた製品 |
Source | 申請者がGet accessを選んだTrust Centerの場所 |
Date Requested | 申請からの経過時間 |
承認する
- 承認のアイコンを選びます。
- SafeBaseでのアカウント（閲覧者の企業）の名前を決めます。アカウントの名前の候補も表示されます。
- 申請者の会社のアカウントが既にSafeBaseにある場合は、会社の名前で検索して選び、そのまま承認します。別のアカウントを作らずに、既存のアカウントに申請者が加わります。
- まだアカウントがない場合は、
Accountの欄に会社の名前を入力し、Create new SafeBase accountを選びます。NDAの提供元、権限プロファイル、レビューの状態などの項目が表示されるので、確かめてからCreate account & approve requestを選びます。
新しいアカウントを作って申請を承認する画面。NDAの提供元、権限プロファイル、レビューの状態を確かめる
アカウントの項目の意味と、後からの編集は、アカウントと権限プロファイルで説明します。
拒否する
拒否のアイコンを選びます。拒否するときは、申請が拒否されたことを申請者にメールで知らせるかを選べます。「Yes, please notify them」を選ぶと、拒否の理由などを書いた独自の返信が申請者に送られます。
申請の履歴
拒否した申請と、全てのアクセス申請の履歴は、Accountsタブの右上のView Historyで確かめます。
【注意】 申請を承認または拒否した後は、同じメールアドレスからの申請は無視され、申請の一覧に表示されません。テストなどで同じメールアドレスをもう一度使うには、申請の履歴から、その申請を削除します。履歴から申請を削除しても、既存のアカウントメンバーやアカウントは削除されません。
申請の通知
AdminとAccount Managerのロールのメンバーには、通知をオンにしていれば、申請がメールで届きます。SafeBaseが送るアクセス申請とNDAの自動の通知は、独自のメールのブランディングを設定していない限り、notifications@safebase.coから送られます。通知が遅れないよう、メールのセキュリティーの製品や隔離のツールで、これらのメールが届くようにしておきます。メールのブランディングはブランディングと独自のURLで説明しています。
Slackと連携している場合は、選んだチャンネルにもアクセス申請が投稿されます。既定では、手作業での承認が必要な申請だけが投稿されます。自動で承認した申請も投稿するには、Settings → Accountsの自動承認の設定でIf request meets conditionsを選び、Send Slack notifications about automatically-approved access requestsをオンにします。Slackとの連携はSlackとMicrosoft Teamsの連携で説明します。
申請の承認の設定
申請の自動承認、メールのドメインによるブロック、アクセスの期間は、Trust CenterのSettingsタブのAccountsのセクションで設定します。
Settingsのアカウントのセクション。申請のブロック、自動承認、アクセスの期間などをまとめて設定する
自動承認の3つの選択肢
| 選択肢 | 動き |
|---|---|
Never（既定） | 全ての申請で、組織による手作業での承認が必要 |
If request meets conditions | 申請が、設定した条件のうち少なくとも1つに当てはまれば、自動で承認してアカウントに割り当てる |
Always | 申請者を自動で承認し、会社の名前のアカウントに割り当てる。アカウントがなければ新しいアカウントに割り当てる。新しいアカウントは、既定のNDAの提供元で作られる |
If request meets conditionsの条件には、申請者の会社のアカウントが既にSafeBaseにあることのほか、CRMの情報を使う条件があります。CRMの情報を使う条件にはCRMとの連携が必要で、CRMとの連携は一部のプランで使えます。ご契約のプランで使えるかどうかは、正規販売代理店（デジタルアクセルズ）にご相談ください。Customの選択肢も、CRMを使った承認の仕組みに関わるものです。
If request meets conditionsを選んだときの条件。CRMと連携していると、CRMの情報を使う条件が加わる
CRMの情報を使った自動承認の条件と、Rules Engineによる独自の条件は、CRMとの連携とRules Engineで説明します。
申請をブロックする
申請をブロックする方法は2つあります。
| 方法 | 内容 |
|---|---|
| 仕事用でないメールアドレスをブロックする | SafeBaseが保守する、仕事用でないメールのドメインの大きな一覧に当てはまる申請をブロックする。一覧にない仕事用でないドメインを見つけた場合は、SafeBaseのサポートに知らせると一覧に加えてもらえる |
| 特定のメールのドメインをブロックする | 指定したドメインからの申請をブロックする。競合他社や、悪意があると分かっているドメインからの申請を防ぐのに役立つ |
特定のドメインをブロックする手順は、次の通りです。
- Trust Centerの設定の
Accountsのセクションで、Block requests with specific email domainsをオンにします。 Blocked Domainsの欄にドメインを加え、必要なら表示するメッセージを入力します。メッセージはPreview Modalで確かめられます。
ブロックするドメインと、拒否したときに表示するメッセージの設定
ブロックしたドメインのメールアドレスでアクセスを申請しようとすると（Request Accessのボタンを選んだときや、公開でない文書を操作したとき）、Access Deniedのメッセージが表示されます。ポップアップの色はTrust Centerのブランディングに合い、Access Deniedの下の文はMarkdownで自由に書けるため、リンクやサポートのメールアドレスも載せられます。
ブロックしたドメインのメールアドレスでアクセスを申請しようとしたときの表示
拒否された申請は、Accountsページの右上のView Historyを選び、Declinedで絞り込んで確かめます。履歴は、手作業で削除するまで残ります。
【運用のポイント】 自社のドメインをブロックしておくと、従業員がアカウントメンバーとしてTrust Centerにアクセスを申請するのを防げます。ブロックのメッセージに、従業員は組織メンバーとして管理用の画面から内容を見るよう案内を書いておきます。組織メンバーとアカウントメンバーの違いは、組織メンバーとロールで説明しています。
アクセスの期間を限る
承認したアカウントのアクセスを一定の期間に限るため、既定の期間を設定できます。この機能を使う場合は、期間を短くしすぎないよう注意します。セキュリティーの評価が終わる前にアカウントのアクセスが切れると、手作業の対応が増えます。期間の設定とアクセスの取り消しは、アカウントと権限プロファイルで説明します。
申請のフォームに追加の項目を求める
申請のフォームでは、既定で申請者の名前、メールアドレス、会社の名前を集めます。より多くの情報を集めたい場合は、追加の項目を有効にできます。
- Trust Centerの編集画面（
Trust Center Editor）を開き、右上のTrust Center Settingsを選びます。 FunctionalityタブのAdditional Fieldsで、使う項目を有効にします。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
Job Title | 申請者が役職を書く自由記述の欄 |
Point of Contact | 申請者が組織の窓口の人を書く自由記述の欄。Require email domain matchingを選ぶと、入力したメールアドレスのドメインが組織のドメインと合うかを確かめ、合わなければ申請者に入力の誤りを示す |
Relationship with Organization | 申請者に組織との関係を指定させる |
Countries | 申請者に国を選ばせるドロップダウン |
Product Selector | Trust Centerのどの製品へのアクセスが必要かを選ばせる。Multi-Productの機能を有効にしている場合だけ使える |
追加の設定として、ほかの目的の同意を集める独自のチェックボックス（Required Fieldにもできる）と、組織の利用規約とプライバシーポリシーへの同意を求める設定があります。利用規約とプライバシーポリシーは、Trust CenterのLegalのカードの対応する項目に結び付きます。
追加の項目に入力された値は、申請の一覧の手作業での確認を待つ申請と、アクセス申請の通知のメールに表示されます。申請を確かめるときや、書かれた窓口の人に連絡するときの手がかりになります。
期限が切れた閲覧者がアクセスを取り戻す
制限付きのTrust Centerへのアクセスは、アクセスの期間が切れたとき、自動で取り消されたとき、手作業で取り消されたときに失われます。閲覧者は、期限切れのポップアップのRequest accessか、公開のTrust CenterのGet accessから、もう一度申請できます。
手作業で確かめる申請は、AccountsのAccess Requestsに並びます。砂時計のアイコンは、以前にアクセスを付けた人の申請であることを示し、新しい申請と区別できます。緑のチェックボックスを選び、Accept requestを選ぶと、アクセスを付け直せます。アクセスを付け直すと、閲覧者に知らせのメールが届き、マジックリンクから直接制限付きのTrust Centerに入れます。NDAは既に署名済みのため、求められません。
独自の自動承認のルールを設定している組織では、もう一度の申請も自動で処理され、Rules Engineの条件で自動承認するかどうかが決まります。
セキュリティーのチームと営業のチームの役割を分ける
ヘルプセンターの営業向けのクイックスタートガイドでは、アクセス申請に関わる担当を次のように分けています。
| チーム | 担当 |
|---|---|
| セキュリティーのチーム | Trust Centerを保守し、申請を確かめ、顧客や見込み客にアクセスを付ける |
| 営業などの市場開拓のチーム | 顧客や見込み客に早い段階でTrust Centerを共有する。申請が妥当かどうかを、セキュリティーのチームとともに確かめる |
ロールの使い分けの例として、ヘルプセンターでは、市場開拓のチームにAccount Managerのロールを割り当てる方法を挙げています。Account Managerはアカウントとアクセス申請に対する全ての権限を持ち、Trust Centerとナレッジベースを閲覧できます。一方、文書はダウンロードできないため、古いセキュリティーの情報が出回ったり、NDAの締結の前に機密の文書が共有されたりするのを防げます。ロールの詳細は組織メンバーとロールで、営業への展開の進め方は公開と社内外への案内で説明しています。