AI Questionnaire Assistance（AIQA）では、届いた質問票をSafeBaseに取り込むと、Trust Libraryの内容をもとにAIが回答を作ります。担当者は回答を確かめて直し、承認し、質問票を完了します。このページでは、AIQAで質問票に回答する流れとして、質問票の取り込みから完了までの流れ、ExcelやPDFやWordの質問票の扱い、担当者への質問の割り当てと共同作業、Chrome拡張機能の使い方を説明します。
回答の流れ
AIQAでの回答は、次の流れで進めます。AIQAを使い始める準備は、AIQAの初期設定で説明しています。
| 段階 | 内容 |
|---|---|
| 取り込み | 質問票のファイルをアップロードし、AIQAで処理を始める |
| 確認と編集 | AIが作った回答を確かめ、必要に応じて直す。質問を担当者に割り当てる |
| 承認 | 正しい回答を承認する |
| 完了 | 質問票を完了にし、直した回答をナレッジベースに加える |
| 提出 | 回答を入れた質問票をダウンロードして、質問票を送ってきた相手に返す |
質問票の一覧
質問票の一覧は、Trust CenterのTrust InquiriesのセクションのQuestionnairesタブで開きます。一覧の上部の並べ替え（sort by）と絞り込み（filter）で表示を整えられます。
| 列 | 内容 |
|---|---|
ProductとAccount | 質問票に結び付いた製品（複数の製品を使っている場合）とアカウント（閲覧者の企業）。Accountを選ぶと、そのアカウントのページに移る。アカウントがSalesforceのアカウントに結び付いている場合と、相手が自社のSafeBaseのTrust Centerを持っている場合は、ロゴが表示される |
Deal StatusとRevenue | アカウントがSalesforceに結び付いていて、Enterprise Analyticsの機能を使っている場合に表示される |
Date Added、Due Date、Submitted By | 質問票が追加された日、期限、提出した人。期限は質問票の画面で設定する |
状態ごとの表示（Questionnaire Lifecycle）
Questionnaire Lifecycleの表示が有効になっている場合は、質問票が進み具合の状態ごとにまとめて表示されます。この表示が有効になるまでは、従来の1つの表の表示のままです。上部のカードで状態ごとの件数を確かめ、状態ごとのまとまりを開くと、中の質問票が表示されます。
状態ごとにまとめた質問票の一覧。上部に状態ごとの件数、下に状態ごとのまとまりが並ぶ
| 状態 | 内容 |
|---|---|
Not Started | SafeBaseに追加したが、まだAIQAで回答を始めていない。AIQAで回答を始めると、自動でIn Progressに移る |
In Progress | AIQAで回答を始め、作業を進めている |
Ready For Review | 全ての質問がReady For ReviewかApprovedの状態で、最後の完了を待っている |
Completed | 質問票の作業が終わった |
Overdue | 独立した状態ではなく件数。Not Started、In Progress、Ready For Reviewのうち、期限を過ぎた質問票の数 |
この表示では、従来の色付きの進み具合のバーに代わり、質問の総数と回答済みの割合の2つの列が表示されます。表の右上のグループ分けの切り替えで、全ての質問票を1つにまとめた表示（All Questionnaires）にいつでも戻せます。
My Questionsの表示には、ログインしているユーザーに割り当てられた質問だけが表示されます。対象はIn ProgressとReady For Reviewの質問票だけで、Not Started、Completed、アーカイブした質問票は含まれません。確かめる担当者が、全体を絞り込まずに自分の作業に集中できます。
質問票を取り込む
取り込めるファイルの形式
AIQAで処理できる質問票のファイルの形式は、csv、xlsx、xls、xlsm、doc、docx、pdf、txtです。できるだけ新しい形式（xlsx、docx、pdf）でアップロードすることが勧められています。ファイルは2つの種類に分かれ、アップロードと読み取りの手順が少し異なります。
| 種類 | 形式 | 注意 |
|---|---|---|
| シート形式 | csv、xlsx、xls、xlsm | Excelで扱う場合は、シートの名前の31文字の上限を守る。マクロ付きのファイル（xlsm）は、マクロなどの機能のために正しく処理できないことがあるため、xlsxで保存し直してからアップロードする |
| 文書形式 | doc、docx、pdf、txt | Googleドキュメントや、Office 365で開いているWordの文書のような「オンライン」のファイルは、docxかpdfでダウンロードしてからアップロードする |
追加の指示の列（Additional Instructions）は、ExcelとCSVの質問票だけで使えます。Word、PDF、オンラインのポータルの質問票では使えません。
アップロードの手順
Questionnairesの表の右上のUpload Questionnaireを選びます。- 質問票のファイル（
Questionnaire File）をアップロードするか、画面に落とします。 - 複数の製品を使っている場合は、質問票に結び付ける製品（
Product）を選びます。 - アカウント（
Account）で既存のアカウントを選びます。一覧にない場合は、新しいアカウントの名前を入力し始めると、+ Create a new accountが表示されます。選ぶとアカウントの作成の画面が開き、アカウントの詳細の入力が必要です。 UploadかUpload & Start AI Assistanceを選びます。Uploadは質問票を一覧に加えるだけで、AIQAの処理はしません。Upload & Start AI Assistanceは、質問票を一覧に加えて、AIQAの処理を自動で始めます。回答の言語を毎回選ぶ設定にしている場合は、ここで言語を選びます。
質問票のアップロードの画面。製品とアカウントを選び、UploadかUpload & Start AI Assistanceを選ぶ
Upload & Start AI Assistanceを選ぶ前に、回答の調整の設定を確かめておくことが勧められています。回答の調整は、AIQAの回答の精度を上げるで説明します。閲覧者がTrust Centerから直接提出した質問票の扱いは、閲覧状況の分析と閲覧者とのやり取りで説明しています。
処理の進み具合と時間
質問票の一覧では、質問票がまだ処理中で作業できない状態か、確認を始められる状態かを、進み具合の表示で確かめます。処理にかかる時間は、質問票の大きさと、同時に質問票を処理しているほかのAIQAの利用者の数によって変わります。通常の目安は次の通りです。
| 質問票の大きさ | 処理の時間の目安 |
|---|---|
| 小（100問未満） | 3〜5分 |
| 中（100〜300問） | 5〜10分 |
| 大（300問以上） | 10分以上 |
30分以上たっても処理が終わらない場合は、SafeBaseのサポートに調査を依頼します。
【注意】 AIQAは、セキュリティーに関係する質問に答えるように作られています。一般的なRFPの質問にうまく答えられるとは限りません。セキュリティー以外の情報をTrust Centerやナレッジベースに載せていても、一般的なRFPの質問への回答は常に信頼できるわけではありません。
回答を確かめて仕上げる
回答を確かめて承認する
回答が作られたら、質問票を開いて回答を確かめ、必要に応じて直します。質問票を相手に返す前に全ての回答が正しいかを確かめるためだけでなく、AIQAの性能を高めるためにも、次の2つの操作が大切です。
| 操作 | 意味 |
|---|---|
| 回答を承認する | 「この回答はいい」とSafeBaseに伝える。いい回答がどんなものかを知ることで、SafeBaseは似た回答を作れるように製品を改善する |
| 回答を手で直す | 回答がよくなかったことを伝える。手で直してから承認すると、何が変わったかをSafeBaseが調べ、AIQAの回答を改善する |
Questionnaire Lifecycleの表示が有効な場合は、質問ごとに状態の列が表示されます。編集を終えたが最終の承認はまだの質問はReady For Reviewにし、仕上がった質問はApprovedにします。Ready For Reviewにすると、確かめて編集が済み、完了の前の最後の確認を待っていることが、承認する人に伝わります。
AIの回答には、確からしさの点数は付きません。SafeBaseは、回答が与えた事実に基づいているか、選択式の質問の選択肢に合っているか、長すぎないかなどを後の処理で確かめています。関係する情報が見つからないときは、無理に回答を作らず、回答を返しません。
回答の情報源を確かめる
質問を選ぶと、右側のパネルのSourcesに、AIが回答に使った情報源と、その内容が最後に変更された日が表示されます。最後に変更された日を見ると、情報が新しいかどうかをすぐに判断できます。
質問の詳細のパネル。期限、担当者、回答に使った情報源が表示される
情報源に「Analyzed Fact」と表示されることがあります。会社の名前や取得している認証の一覧など、特定の質問に確実に答えるためにSafeBaseが自動で作る、会社の基本的な情報です。
選択肢のある質問
AIQAの回答が質問の選択肢（「はい」「いいえ」「該当しない」など）に従うかどうかは、質問票の種類によって決まります。
| 種類 | 選択肢の扱い |
|---|---|
| シート形式 | 選択肢が元のExcelのファイルでドロップダウンになっていて、そのドロップダウンが、アップロードのときに回答の列に選んだ列にある必要がある。そうでなければ、自由記述の質問として扱われる |
| 文書形式（docx、pdfなど） | 選択肢には対応していない |
| ポータル | ポータルで単一選択や複数選択のドロップダウンになっている質問は、Chrome拡張機能で取り込んだ場合に限り、そのまま取り込まれる。ポータルから書き出したExcelのファイルでは、質問の種類が残らないことが多い |
質問票を完了する
全ての回答を確かめたら、ページの右上のCompleteを選びます。終わったら必ずCompleteを選ぶことが大切です。
- 質問票の全ての質問が承認された状態になり、AIQAの回答の質を高めるためのフィードバックに使われます。SafeBaseは、完了の時点の回答と最初に作られた回答の違いを、改善に使います。
- 質問票の時間の計測が止まります。AI Analyticsのダッシュボードの「Average Round Trip」は、質問票が提出されてから
Completeが選ばれるまでの時間です。Completeを選ばないと、計測が止まらず、この指標が実際より大きくなります。 - 手で直した回答を、ナレッジベースに加えられます。加えた回答は、これからの質問票の情報源になります。
質問票の完了の画面。手で直した回答をナレッジベースに加え、アクセスレベルを選ぶ
直した回答を提案として承認の待ち行列に回す方法は、ナレッジベースの整備で説明しています。完了した質問票を直す必要がある場合は、右上のRe-openを選ぶと、質問票の編集ができるようになります。
ダウンロード、アーカイブ、削除
完了した質問票は、ページの右上のダウンロードのアイコンからダウンロードします。回答を入れていない元のファイル（Original File）か、処理したファイルを選べます。処理したファイルの形式は、質問票の種類によって変わります。
| 種類 | 処理したファイル |
|---|---|
| シート形式 | 選んだ列に、回答とコメントが元の質問票の形のまま書き込まれる |
| 文書形式 | 回答とコメントをCSVのファイルで書き出せる。元のファイルには自動では書き戻されない（元の形式に書き戻す早期提供の機能は、次の「PDFとWordの質問票」を参照） |
| ポータル | 回答とコメントをCSVのファイルで書き出せる。Chrome拡張機能で、ポータルに回答を入れ直すこともできる |
質問票の右端の3つの点のアイコンから、質問票をアーカイブしたり削除したりできます。
| 操作 | 内容 |
|---|---|
| アーカイブ | 質問票の一覧に表示されなくなる。一覧の上の絞り込みのアイコンでProgressのArchivedを選ぶとアーカイブした質問票が表示され、3つの点のアイコンからアーカイブを取り消せる。AIQAの実行の回数の割り当てに数えられ、AI Analyticsの集計にも含まれる |
| 削除 | AIQAの実行の回数の割り当てには数えられるが、AI Analyticsの集計には含まれない |
PDFとWordの質問票
SafeBaseでは、PDF（.pdf）とWord（.doc、.docx）の質問票も扱えます。アップロードすると数分で読み取られ、読み取りの誤りがあれば質問を編集、削除、追加して直せます。
アップロードする
Questionnairesのセクションで、+ Add Questionnaireを選びます。- PDF、Word、TXTの質問票をアップロードします。
AddかAdd & Start AI assistanceを選びます。
質問を直す
質問の編集ができるのは、PDFとWordの質問票だけです（CSVや各プラットフォームの形式の質問票では使えません）。読み取った質問票は、正しく読み取れているかを必ず確かめます。
- 処理が済んだ質問票を開き、個々の質問を選びます。
- 質問の右の3つの点のメニューを開きます。このメニューに、質問の編集（
Edit Question）と、上か下への行の挿入（Insert row below/above）があります。読み取りで質問が抜けていた場合は、行を挿入します。 Edit Questionを選ぶと、次の項目を変えられます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
Question Text | 質問の文 |
Answer Type | 回答の種類。Free Text、Single-Select、Multi-Selectから選ぶ。選択式の場合は、選択肢の例（「Yes」「No」など）を加える |
Show Comment Field | 質問ごとにコメントの欄を残すか外すか |
Delete | 質問でないものを読み取ってしまった場合などに、削除する |
Save & Retry | 編集を保存し、その質問の回答を自動で作り直す |
質問の編集の画面。質問の文、回答の種類、コメントの欄の有無を変え、保存して回答を作り直す
元の形式でダウンロードする（早期提供）
完了した質問票を、回答を入れた元の形式（PDFかWord）で書き出せます。この機能は、一部の早期提供（Early Access）の顧客だけが使えます。
- 質問票の中か、
Questionnairesの表の右側のダウンロードのアイコンを選びます。 With responses (.pdf/.doc(x))を選びます。この選択肢には、試験的な機能であることを示す表示と、書き出しの形式についての注意書きが出ます。Downloadを選びます。
SafeBaseがアップロードした質問票の形式を自動で判断し、元のファイルに回答を入れます。書き出しには最大15分かかり、準備ができるとメールでリンクが届きます。TXTの質問票も受け付けますが、書き出しはPDFかWordだけです。
ダウンロードしたファイルは、回答とコメントが全て入っているかを確かめます。長い回答は短くされ、行の最後の参照のリンクから、文書の最後に加えられた全文に移れます。全文の側からも、参照のリンクで質問に戻れます。
質問票が正しく読み取れない場合や、元のファイルの質問の大半が抜けている場合は、SafeBaseのサポートに相談します。
担当者への割り当てと共同作業
質問を担当者に割り当てる
質問ごとに、期限を設定したり、特定の組織メンバーかグループに割り当てたりできます。質問の分野に合わせて担当者をAIに振り分けさせる機能は、AIQAの回答の精度を上げるで説明します。
質問ごとにメッセージでやり取りする
メッセージ（Messages）の機能を使うと、質問票の中で、特定の質問についてチームで話し合えます。同僚に意見を求めたり、回答を確かめてもらったりするやり取りを、Slack、Teams、メールに切り替えずに、質問の場所にまとめておけます。
- 質問票を開き、話し合いたい質問の行を選びます。
- 右側の詳細のパネルで、メッセージのアイコンを選びます。メッセージの表示に切り替わります。
- メッセージを入力します。
@で同僚に呼びかけられます。 Sendを選んで投稿します。
既にメッセージがある質問では、質問の行を選んでやり取りを表示し、入力の欄に返信を書いてSendを選びます。質問票を見られるSafeBaseのユーザーは、誰でもメッセージのやり取りに加われます。
次の場合に、その質問を購読した状態になり、通知が届きます。
- その質問にメッセージを書いた
- その質問のメッセージで呼びかけられた
- その質問で自分自身に呼びかけた
| 通知 | 内容 |
|---|---|
| 呼びかけ（Mentions） | 誰かに呼びかけられたとき |
| 新しいメッセージ（New Messages） | 購読している質問に新しいメッセージが書かれたとき |
通知はメールと、SafeBase Bot for Slackとの連携を使っている場合はSlackにも届きます。呼びかけや未読の返信があると、メールは10分後、Slackは1分後に送られます。通知が送られる前にメッセージを見た場合は、通知は届きません。通知には、関係する質問への直接のリンクが入っています。
質問票の画面では、メッセージのある質問の横にアイコンが表示されます。灰色は未読のメッセージがないこと、青は未読のメッセージがあることを示します。
Chrome拡張機能で回答する
質問票は、ファイルではなく第三者のポータル（質問票の入力サイト）で届くこともあります。SafeBaseのChrome拡張機能を使うと、ポータルを離れずにナレッジベースを検索したり、回答したりできます。Chrome拡張機能は、Chromeウェブストアから全ての顧客が使えます。
| 利用者 | 使える機能 |
|---|---|
| 全ての顧客 | ナレッジベースの簡単な検索 |
| AIQAを使っている顧客 | Trust Centerとナレッジベースの内容での回答、新しい質問票の作成、ポータルの質問票への回答の入力 |
対応しているポータル
次のポータルの質問票に対応しています。質問票が複数のページや段階に分かれているポータルにも対応しています。
- Coupa
- Drata
- FormStack
- Google Forms
- Microsoft Forms
- OneTrust
- Panorays
- ProcessUnity
- ServiceNow
- UpGuard
- Whistic
- ZenGRC
- ZipHQ
一覧にないポータルでも使える場合があります。ただし、ポータルがツールによる内容の読み取りを止めていると拡張機能は動かないため、その場合は質問票をSafeBaseに手作業でアップロードします。
【注意】 SafeBaseは第三者のポータルを常に監視しているわけではありません。ポータルの画面の変更によって、拡張機能の動きが変わることがあります。ポータルで問題が起きた場合は、SafeBaseのサポートに、質問票の名前、ポータルのリンク、ポータルと拡張機能のパネルのエラーのメッセージが分かる画面全体のスクリーンショットなどを、できるだけ詳しく伝えます。Chromeの開発者ツールのConsoleタブを開いた状態の情報も役立ちます。問題を再現するため、SafeBaseからポータルへのアクセスを求められることがあります。
拡張機能を入れる
拡張機能を使うには、SafeBaseにログインしている必要があります。
- ChromeウェブストアのSafeBaseの拡張機能のページを開きます。
Add to Chromeを選び、Add Extensionを選びます。ブラウザーで拡張機能が使えるようになります。- 使いやすいように、SafeBaseの拡張機能をツールバーに固定します。
拡張機能は、新しい版が出るたびに自動で更新されます。問題が起きている場合や、すぐに更新したい場合は、Chromeのアドレスバーにchrome://extensions/を入れて拡張機能の管理の画面（Extensions Manager）を開き、右上のDeveloper Modeを有効にすると、全てのChromeの拡張機能の更新を手動で確かめられます。
Trust Libraryを検索し、AIに尋ねる
- 拡張機能で
Searchタブを選びます。 - 質問かことばを入力します。
- 必要に応じて、種類（ナレッジベース、Trust Centerなど）とタグで絞り込みます。
ページの中の質問などの文字を選び、右クリックしてSearch with SafeBaseを選んでも、Trust Libraryを検索できます。結果には、情報源、製品、内容のプレビューが表示され、選ぶとSafeBaseの中のその情報に移れます。
Chrome拡張機能のSearchタブ。種類とタグで絞り込んでTrust Libraryを検索する
利用できる情報源をもとにAIに回答を作らせるには、Ask SafeBase AIを選びます。View sourcesを選ぶと、AIが引用したTrust Libraryの内容を確かめられます。複数の製品を使っているTrust Centerでは、AIへの質問は1つの製品に限られます。
新しい質問票を作る
- 質問票のフォームがあるウェブサイトで、拡張機能を開きます。
Add questionnaireを選び、新しい質問票を一から作ります。対応しているポータルでない場合は、選べないことがあります。- 一覧からアカウントを選びます。アカウントがまだない場合は、先にSafeBaseで作ります。
- 複数の製品を使っている場合は、製品を選びます。
- 表示名（
Display Name）に、後で自分やチームが見分けられる分かりやすい名前を入力します。 - 全ての項目を入力したら、
Continueを選びます。 - 次の画面で
Process Questionsを選びます。処理が始まり、最大10分かかることがあります。 View in SafeBaseを選ぶと、SafeBaseの質問票のセクションで進み具合を確かめられます。
Chrome拡張機能のQuestionnairesタブ。Add questionnaireを選び、アカウント、製品、表示名を入力する
既存の質問票で作業する
Work on existing questionnaireを選びます。- 質問票の一覧を開き、スクロールするか検索の欄に入力して絞り込みます。
- 作業する質問票を選び、
Continueを選びます。
処理が済んだ質問票では、拡張機能に、ポータルの質問（Questions）と、SafeBase AIが作った回答（Answers）が表示されます。社内のコメントを加えている場合は、それも表示されます。右上の3つの点のメニューでView in SafeBaseを選ぶと、いつでも質問票の全体を開けます。
一部だけ対応しているポータルで使う
対応しているポータルの一覧にないポータルでも、Chrome拡張機能で質問を読み取って処理できます。ページに表示されている内容から、ポータルの作りに関係なく質問を読み取る仕組み（Portal-Agnostic Parsing）を使います。
- 質問票のフォームがあるページで、Chrome拡張機能を開きます。
Continue with AI Importを選び、今のページに表示されている質問を読み取ります。- 質問票が複数のページやセクションに分かれている場合は、各ページに移って手順2を繰り返します。前のページの処理が終わるのを待つ必要はなく、複数のページを同時に処理できます。
- SafeBaseが回答を作るのを待ちます。通常は全体で10分ほどかかります。
- SafeBaseで回答を確かめて直します。拡張機能は、直した回答を自動で反映します。
- 拡張機能から回答をコピーし、ポータルの対応する回答の欄に貼り付けます。
【注意】 拡張機能が読み取るのは、ページに今表示されている質問だけです。条件付きの欄の後ろに隠れている質問は、ポータルで表示させてからページを読み取ります。拡張機能で質問票を作ったり作業したりするには、適切な権限が必要です。また、組織でSafeBaseの設定の生成AIを有効にしている必要があります。
拡張機能でエラーが出た場合は、まず質問票の取り込みをもう一度試します。一時的なエラーのことがあります。続く場合はSafeBaseのサポートに相談し、ポータルの名前、ポータルのURL、ポータルにアクセスするための情報（提供できる場合）、エラーが起きたときにしようとしていた操作を伝えると、調査に役立ちます。