アカウントと権限プロファイル

SafeBaseでは、Trust Centerを閲覧する社外の人を、所属する企業ごとのアカウントにまとめて管理します。アクセスの期限、NDA（秘密保持契約）の要否、見せる内容の範囲は、全体にも、アカウントごとにも設定できます。このページでは、閲覧者の企業ごとのアカウントと権限プロファイルとして、アカウントの仕組み、アカウントの作成と一括インポート、メンバーの招待とリンクの共有、アカウントの編集とレビューの状態、アクセスの期限と取り消し、権限プロファイルで見せる文書を企業ごとに変える方法を説明します。

アカウントとアカウントメンバー

アカウントは、組織の顧客、見込み客、ベンダー、パートナーなどの社外の相手です。アカウントメンバーは、社外のアカウントに属する人です。社外の相手とのやり取りは、全てメールで進みます。承認されたアカウントメンバーには、認証済みのマジックリンクが届き、SafeBaseのアカウントの作成、ユーザー名とパスワード、SSOは一切求められません。

仕組み	内容
アカウントが作られるとき	Trust Centerにアクセスを申請した人にアクセスを付けたとき
ドメインとの関係	アカウントは、申請者のメールアドレスのドメインごとに1つ。例えば「user@acme.com」からの申請では、ドメインが「acme.com」の「Acme」のアカウントが作られる
後から申請した人	同じドメインのアカウントメンバーは、自動で同じアカウントに加わる
制限付きの内容の閲覧	アクセスを付けられ、必要ならNDAに署名して初めて、組織が公開した制限付きの内容を見たりダウンロードしたりできる
手作業での作成	組織は、相手がアクセスを申請する前でも、アカウントを作り、アカウントメンバーを加えたり招待したりできる

【注意】 制限付きの文書へのアクセスを付けたドメインは、申請の前に組織が作ったものか、手作業で承認したものかにかかわらず、組織の有料のドメインの枠に数えられます。1つのアカウントに複数のドメインを対応付けることもできます。質問票のアップロードのためだけに作られ、そのドメインのアカウントメンバーにTrust Centerへのアクセスを付けていないアカウントは、枠に数えられません。

アクセス申請の承認とアカウントの作成は、アクセス申請と承認で説明しています。

アカウントを一括でインポートする

Accountsページから、複数のアカウントをまとめて取り込めます。ほかのTrust Centerの製品から移るときや、多くの既存の顧客にアクセスを付けるときに便利です。CRMとの連携を使わない場合に特に役立ちます。

1. AccountsページでImportを選びます。
2. Import AccountsかImport Account Membersを選びます。
3. データを手で入力するか、ファイルでアップロードします。必要ならテンプレートをダウンロードできます。表示に従って誤りを直します。
4. 内容を確かめてSubmitを選びます。

選択肢	内容
Import Accounts	顧客や見込み客をアカウントとして取り込む。最初に行うか、アカウントメンバーを個別に加える必要がない場合に使う
Import Account Members	既存のアカウントに、個々の人をアカウントメンバーとして取り込む。全てのアカウントを取り込んだ後に行うことが勧められている

【注意】 アカウントメンバーを取り込むファイルのCompany Nameの列は、各アカウントのCompany Nameと、つづりも大文字と小文字も完全に一致させます。同じ名前のアカウントが既にある場合、アカウントは取り込めずエラーになります。会社のメールのドメインには「@」を付けず、その後ろだけを入れます。アカウントがないというエラーが出た場合は、つづりを確かめるか、先にアカウントを作ります。

アカウントメンバーを招待する

アカウントを作った後は、ほかの人を手作業でアカウントに招待できます。

1. 左側のバーのAccountsを開き、顧客や見込み客のアカウントを選びます。
2. Account Membersのセクションの+を選びます。
3. 名前とメールアドレスを入力します。招待のメールの本文に、個別のメッセージも添えられます。
4. Add account memberを選びます。

アカウントの詳細の画面。Account Membersのセクションの右上から、メンバーの追加とリンクの共有ができる

招待した人は、承認済みのメンバーとしてアカウントメンバーの一覧に表示され、Trust Centerにアクセスするための招待のメールを受け取ります。メールのマジックリンクを選ぶとアクセスでき、ユーザー名やパスワードは要りません。同じ組織の誰かが既にNDAに署名していれば、マジックリンクから直接制限付きのTrust Centerに入れます。まだ署名していなければ、先にNDAへの署名を求められます。

Trust Centerへのリンクを共有する

アカウントメンバーに、Trust Centerや、Trust Centerの特定の項目への直接のリンクを送れます。特定の項目について顧客にメールを送るときなど、狙いを定めた働きかけに役立ちます。Accountsのセクションで既存のアカウントを開き、アカウントメンバーの表の右上のTrust Centerへのリンクを共有するボタンを選ぶと、Share Trust Center Linksの画面が開きます。

リンク	内容
Link to login & sign NDA	Trust Centerへの直接のリンク。Trust Centerを自分で開いた場合と同じように動く
Link to document	上と同じリンクに特定の項目を加えたもの。ログインした後、選んだ項目が直接開く

NDAに署名していないアカウントのメンバーにリンクを送った場合は、アクセスの流れの中でNDAが示されます。

アカウントを編集する

全てのアカウントは手作業で編集できます。ドメイン、アカウントの説明、対応付けるCRMのアカウントを加えたり変えたりするときに使います。アカウントの名前の横の編集のアイコンを選ぶか、アカウントの名前を選んで右上の編集のボタンを選びます。変えたらSaveを選びます。

項目	内容
Company Name	アカウントの表示名
Email Domains	アカウントに対応付けるドメイン。自動承認を有効にしていると、これらのドメインの人が自動で承認される。複数のドメインはカンマで区切る
Description	会社のプロフィールの下に表示する概要
Salesforce Account	Salesforceとの連携をつないでいる場合、対応付けるSalesforceのアカウントを変えられる
NDA Provider	その会社の既定のNDAの提供元
Permission Profile	割り当てる権限プロファイル
Review Status	アカウントのレビューの状態を手作業で設定する
Access Restriction Period	アクセスを特定の期間に限る。チェックボックスを選び、スライダーで期限を選ぶ

レビューの状態

アカウントの一覧のReviewの列には、今のレビューの状態が表示されます。状態はアカウントの詳細の画面でも確かめられ、Account ManagerかAdminのロールの人が手作業で変えられます。変えるには、編集のアイコンを選び、Review Statusのドロップダウンで状態を選んで、Saveを選びます。

状態	意味	変わるとき
Not Started	アカウントがTrust Centerで何もしていない（項目を見ておらず、質問票も提出していない）	新しいアカウントは既定でこの状態
In Progress	セキュリティーの評価が進んでいる	手作業で変えたとき。新しいアカウントがカードや項目を1つ以上選んだときと、質問票を提出したとき（質問票の提出を有効にしている場合）に自動で変わる
Completed	セキュリティーの評価が終わった	手作業で変えたとき。アカウントメンバーには、初めてTrust Centerにログインしてから7日後に、評価を終えたかを尋ねるメールが届き、終えたと答えると自動で変わる。既にこの状態のアカウントのメンバーには、メールは届かない
Inactive	商談が進まない、または保留になり、相手がセキュリティーの評価を止めた	手作業で変えたとき
Other	購入しないことにした、別のベンダーを選んだなど、ほかの全ての場合	手作業で変えたとき

【運用のポイント】 ヘルプセンターでは、セキュリティーの評価が終わったら、商談の状態にかかわらず、レビューの状態をCompletedにすることを勧めています。

アクセスの期限と取り消し

アカウントのTrust Centerへのアクセスは、取り消しのボタンで手作業で取り消すほか、アカウントごとにアクセスの期限を設けたり、新しい全てのアカウントに期限を設けたりして管理できます。これらの機能を使うには、AdminかAccount Managerのロールが必要です。アクセスの期限の機能は、Freeのプランでは使えません。

手作業で取り消す

Accountsのセクションでアカウントの名前を選び、Revokeを選びます。アクセスを外しても、SafeBaseにはアカウントの履歴が残ります。アクセスを付け直すにはReactivateを選びます。

アカウントの詳細のアクセスの状態の横のRevokeで、アクセスを取り消す

アカウントごとの期限

アカウントごとに、最初のアカウントメンバーがTrust Centerにアクセスした日から数えて、1日から365日の期限を設けられます。

1. Accountsのセクションのアカウントの一覧で、右側の編集のアイコンを選びます。
2. Limit access to a restriction periodのチェックボックスを選びます。
3. スライダーで日数を決め、Saveを選びます。

全体の期限

新しく作る全てのアカウントに、最初のアカウントメンバーがTrust Centerにアクセスした日から数えて1日から365日の期限を設ける、全体の設定もあります。

1. SettingsのセクションのAccountsを開きます。
2. Limit access to a restriction periodをオンにします。
3. スライダーで日数を決め、Saveを選びます。

新しく作るアカウントのアクセスに期限を設ける設定

【注意】 アカウントメンバーを削除しても、そのメンバーのアクセスは取り消されません。アクセスを取り消す手順を行うか、アクセス申請の履歴でそのメンバーの申請を削除します。期限が切れた閲覧者がアクセスを取り戻す流れは、アクセス申請と承認で説明しています。

権限プロファイル

アカウントは、作られたときに、全体向けの権限プロファイルに割り当てられます。この権限プロファイルには、公開（Public）と制限付き（Restricted）にした全ての文書が自動で含まれます。ほかのアカウントには付けない文書へのアクセスを特定のアカウントに付けたい場合は、独自の権限プロファイルを作ります。同じように、Trust Centerの全ての内容ではなく、一部の文書だけへのアクセスを特定のアカウントに付けることもできます。

権限プロファイルは有料のプランだけで使え、使える数はプランの段階で決まります。権限プロファイルを使いたい場合や、契約に権限プロファイルを加えたい場合は、正規販売代理店（デジタルアクセルズ）にご相談ください。

既定で作られている権限プロファイルはGeneral Accessです。制限付き（非表示）の項目を除く全ての文書にアクセスでき、Trust Centerの文書が増えても常に全てを対象にします。General Accessは編集できません。

SettingsのPermission Profilesの画面。既定の権限プロファイルと、作った権限プロファイルが並ぶ

【運用のポイント】 全ての顧客に同じ文書を共有している場合は、権限プロファイルを分けると、かえってアクセスの管理が複雑になります。地域、製品、商談の段階、アカウントの規模など、権限プロファイルが役立つ場面は、項目のアクセスレベルと公開の度合いで説明しています。

権限プロファイルを作る

1. Trust Center → Settings → Permission Profilesを開きます。
2. Create New Profileを選びます。
3. Profile NameとDescriptionを入力します。
4. 対象にする文書を選びます。
5. Saveを選びます。

権限プロファイルを作る画面で、対象にする文書を選ぶ

新しいアカウントの既定の権限プロファイルを決める

最もよく使う権限プロファイルを、既定の権限プロファイルにします。Trust Center → Settings → Permission ProfilesのDefault Permission Profileで、新しいアカウントに既定で割り当てる権限プロファイルを選びます。既定の権限プロファイルは、アカウントを作るときに変えられます。

アカウントに割り当てる

Trust Centerへのアクセス申請を承認するときに、アカウントの権限プロファイルを選びます。既定の権限プロファイルが選ばれた状態で表示され、ドロップダウンで変えられます。アカウントに複数の権限プロファイルが必要な場合は、ドロップダウンで必要なものを全て選びます。

アカウントに複数の権限プロファイルを割り当てた状態

承認した後に、割り当てた権限プロファイルが違っていた場合や、ほかの権限プロファイルも必要になった場合は、次の手順で変えます。

1. Accountsのセクションを開きます。
2. アカウントを選び、右上のEditを選びます。
3. Permission Profileの見出しの下で、新しい権限プロファイルを選び、Saveを選びます。

どの権限プロファイルが当てはまるかを確かめる

方法	内容
アカウントから	Accountsタブでアカウントのプロフィールを開く。権限プロファイルの名前を選ぶと、含まれる項目と、同じ権限プロファイルのほかのアカウントが分かる
権限プロファイルから	SettingsタブのPermission Profilesで権限プロファイルを選び、下までスクロールすると、その権限プロファイルの全てのアカウントが分かる

【注意】 権限プロファイルが対象にするのは、項目ではなく文書です。文書を紐づけていない項目は、権限プロファイルの対象に選べません。閲覧者に何が見えるかは、項目のアクセスの設定、Trust Center全体の公開の度合い、権限プロファイルの3つの組み合わせで決まります。組み合わせの考え方は、項目のアクセスレベルと公開の度合いで説明しています。

CRMの項目の値で、アカウントに権限プロファイルを自動で割り当てる仕組みは、CRMとの連携とRules Engineで説明します。