Trust Centerの公開が成功するかどうかは、営業などの社内のチームと、社外の顧客や見込み客が、実際に使うかどうかにかかっています。SafeBaseのヘルプセンターには、公開の進め方、チームごとの業務の変え方、告知と説明のテンプレートがまとめられています。このページでは、公開前のチェックリスト、営業やセキュリティーの担当者の業務の変え方、社内向けと社外向けの告知のテンプレートの使い方を説明します。
公開の前後に行うこと
ヘルプセンターの導入のチェックリスト（「Trust Center - Onboarding Checklist」）では、内容の掲載、ブランディング、連携と設定を済ませた後、次の作業でTrust Centerを公開します。公開までの設定の順序は、Trust Centerの全体像と公開までの流れで説明しています。
| 作業 | 内容 | 説明している箇所 |
|---|---|---|
| 公開前の最終確認 | 公開する前に、Trust Centerの内容を見直す。閲覧者からの見え方は、プレビューモードで確かめられる | 編集画面と項目の配置 |
| Rollout Toolkitの活用 | 業務の変え方、告知のテンプレート、研修の資料をまとめたヘルプセンターの資料集を使う | このページの「Rollout Toolkitの資料」 |
| 顧客と接するチームの研修 | Trust Centerの内容と、顧客に共有するときの進め方を伝える | このページの「チームごとの役割と業務の変え方」 |
| カスタムURLでの公開 | 社外に向けたカスタムURLでTrust Centerを公開する | Trust Centerの全体像と公開までの流れ |
| 公開の告知 | 社内と社外に、Trust Centerの公開を知らせる | このページの「社内向けの告知」「社外向けの告知」 |
【注意】 公開した後に、公開を取りやめたり、カスタムURLを変えたりするには、SafeBaseのサポートへの依頼が必要です。告知の日程を決める前に、公開する内容と設定を確かめておいてください。
Rollout Toolkitの資料
ヘルプセンターの「Customer Engagement - Rollout Toolkit」は、Trust Centerを作った後に、組織全体に広めるための資料をまとめたページです。次の資料が案内されています。
| 目的 | 資料 |
|---|---|
| 業務の変え方を考える | 公開に関わる関係者とチームが、どう貢献できるかを示した手引き（「Trust Center Adoption - Process Changes」） |
| 公開を告知する | 社内向けの告知のテンプレート（メールとSlack）、既存の顧客向けの告知のテンプレート、LinkedInの投稿のテンプレート、Trust Center Updatesのテンプレート |
| チームを研修する | 利用をためらう相手に向けたメールのテンプレート、営業向けの研修の資料（編集できるプレゼンテーション。Foundation向けとEnterprise向け）、営業向けの研修の動画 |
| 利用を定着させる | 新しく加わる人の研修や社内のwikiに使える、営業向けのクイックスタートガイド（GrowthとEnterpriseの2種類） |
| 最新の情報を知る | SafeBaseのリリースノート、月刊のニュースレター、機能の要望を出し、ロードマップを見られる公開の要望のボード（SafeBase Ideas） |
告知のテンプレートは、どれも自社のブランドの語り口に合わせて書き換えて使うことが勧められています。
チームごとの役割と業務の変え方
ヘルプセンターの「Trust Center Adoption - Process Changes」では、部門をまたいで協力することを、公開を成功させる条件としています。チームごとに次のような関わり方が挙げられています。
マーケティング
マーケティングのチームは、複数の経路で公開を知らせ、信頼と透明性を打ち出します。
| 取り組み | 内容 |
|---|---|
| LinkedInの投稿 | 会社のLinkedInのページで、Trust Centerの公開を告知する |
| ウェブサイト | 自社のウェブサイトにTrust Centerを載せる。ニュースやプレスリリースのページ、ヘッダーやフッターのリンク、会社概要やセキュリティーのページ、資料やドキュメントのページ、製品や機能のページなど |
| ブログの記事 | 透明性を大切にする姿勢を強調して、公開を知らせる記事を書く |
| 社内向けの連絡 | 社内のチームに公開を知らせるための文面を用意する |
顧客と接するチーム
営業、セールスエンジニア、ソリューションエンジニア、サポートなどの顧客と接するチームは、リスクの評価を減らし、業務を効率よく進めるうえで最初の窓口になります。ちょっとした質問にも正式なレビューにもTrust Centerを案内するため、早い段階から巻き込み、自信を持って説明できるようにします。商談の期間の短縮、買い手の安心感、顧客の体験の向上などの利点を示すと、利用が進みます。
| 取り組み | 内容 |
|---|---|
| 研修 | Trust Centerの内容、アクセス申請の流れ、顧客や見込み客との会話にどう役立つか、共有するときの進め方を研修する。SafeBaseのEnterpriseの顧客は、予定されたライブの研修も使える |
| 定例の場への参加 | チームの定例の会議に参加して、Trust Centerの変更を伝え、新しく加わった人の質問に答える。年次や四半期の営業のキックオフにも参加し、進め方を改めて伝える |
| 推進役 | 経営層の中に推進役を決め、Trust Centerを後押ししてもらう。営業の取り組みを把握し、大きな契約の更新を事前に知らせてもらう |
| Slack | SafeBaseについて質問できるチャンネルを作り、重要な資料をピン留めする。SafeBase Bot for Slackを加えると、チームがナレッジベースに問い合わせて、その場の質問に答えられる |
| 既存の顧客 | 担当の営業から既存の顧客に積極的に連絡し、Trust Centerを共有して、透明性への取り組みを改めて伝える |
| 社内の手順書 | 社内の業務の流れを参照しやすくする。社内のwikiやFAQのページに、手順と重要な情報をまとめる |
SafeBase Bot for Slackは、SlackとMicrosoft Teamsの連携で説明します。
法務とプライバシー
| 取り組み | 内容 |
|---|---|
| 対応の基準 | 法務のチームが契約の修正（レッドライン）を受け入れる基準を持っていれば、それを手本に、セキュリティーの質問票に答える範囲の基準を決める。基準がなければ、法務とともに明確な指針を作る |
| プライバシーと法務のカード | 法務のチームがTrust Centerに載せる内容を持っていることがある。使えるセクションと機能を伝えておく |
| RFP | セキュリティー以外のRFPの質問への回答もナレッジベースに加え、Slackからナレッジベースを検索して、その場で答えられるようにする |
| NDA | アクセス申請はTrust Centerから届くようになるため、締結したNDAの保管の手順を決める。既存のシステムに保管するか、SafeBaseに保管するかを社内でそろえる |
セキュリティーのチームと営業のチームの分担
ヘルプセンターの営業向けのクイックスタートガイドでは、担当を次のように分けています。
| チーム | 担当 |
|---|---|
| セキュリティーのチーム | Trust Centerを保守し、申請を確かめ、顧客や見込み客にアクセスを付ける |
| 営業などの市場開拓のチーム | 顧客や見込み客に、早い段階から自分でTrust Centerを共有する。申請が妥当かどうかを、セキュリティーのチームとともに確かめる |
Trust Centerは、営業の早い段階で共有すると最も効果があります。見込み客には最初のデモの後、既存の顧客には契約の更新の話を始めるときに共有します。顧客のセキュリティーの担当者と直接やり取りしていなくても、先に共有しておくと、セキュリティーの評価を減らし、購買の体験を円滑にできます。
【注意】 自社の従業員には、Trust Centerにアクセスを申請しないよう伝えてください。従業員は、組織メンバーとしてSafeBaseの管理用の画面にサインインして内容を見ます。従業員がアカウントメンバーにならないようにする設定は、組織メンバーとロールで説明しています。
営業向けの社内資料を作る
ヘルプセンターには、社内の資料のひな形として、営業向けのクイックスタートガイドが2種類あります。チームの必要と業務に合わせて各節を書き換え、Trust Centerの画面の画像や録画を加えて使います。
| 節 | 書く内容 |
|---|---|
| 自社のTrust Center | Trust Centerを公開したことと、製品のセキュリティー、プライバシー、コンプライアンスの最新の情報を集めた場所であること |
| 何に使うか | セキュリティーの文書と関係する情報の中心となる場所で、顧客に最新で正確な情報を安全に共有できること。共有するURL |
| いつ共有するか | 見込み客には最初のデモの後、既存の顧客には契約の更新の話の始まりに共有すること |
| どうアクセスするか | 顧客のアクセスの仕方と、従業員のアクセスの仕方 |
| 誰が何を担当するか | セキュリティーのチームと、市場開拓のチームの分担 |
| よくある質問 | 顧客がTrust Centerを使いたがらないとき、Trust Centerを知らない顧客への説明、うまく動かないときの連絡先、顧客の動きの追い方 |
2種類のひな形は、「どうアクセスするか」と「顧客の動きの追い方」が異なります。
| 項目 | Enterprise Quick Start Guide for Sales | Growth Quick Start Guide for Sales Teams |
|---|---|---|
| 顧客のアクセス | URLから申請するほか、Salesforceのアカウントのページの右上のAdd to SafeBase Buttonで直接招待する。直接招待すると、顧客のアクセス申請が不要になり、個別のメッセージを添えられる。この招待はEnterpriseのプランだけで使える | URLから申請する |
| 従業員のアクセス | 必要な情報はSalesforceで確かめ、Trust Centerにアクセスを申請しない | SSOでSafeBaseにサインインして、全ての文書を見て、質問への回答をその場で検索する。Trust Centerにアクセスを申請しない |
| 顧客の動きの追い方 | 動きの記録はSafeBaseのアカウントごとに残り、Accountsタブで確かめられる。Salesforceのアカウントのページの活動の欄にも、アクセスの申請、文書のダウンロード、Trust Centerでの操作が記録される | 動きの記録はSafeBaseに残る。顧客がアクセスを申請したり、Trust Centerで操作したりすると、Slackのチャンネルに知らせが届く |
Salesforceとの連携はCRMとの連携とRules Engine、SSOでのサインインはSSOとSCIMの設定で説明します。
社内向けの告知
「Internal Announcement Templates」には、社内のチームにTrust Centerの公開を知らせるための、メールとSlackのテンプレートがあります。公開までにかけた取り組みを伝え、新しい仕組みへの関心を高め、今後の研修の予定を知らせる機会として使います。チームごとの利点を示すことが、利用の定着に大きく役立ちます。
| テンプレート | 宛先 | 盛り込む要点 |
|---|---|---|
| メール1 | 営業などの売上に関わるチーム、顧客と接するチーム | ここ数週間かけてTrust Centerを作ったこと、Trust Centerで何ができるか（機密のセキュリティーやコンプライアンスの文書を安全に共有し、顧客の信頼を築き、商談を早く進める）、Trust CenterのURL、顧客にどう説明し共有するかの研修を予定していること |
| メール2 | 経営層 | Trust Centerを公開したこと、Trust Centerで何ができるか、リスクの評価を減らし購買の体験をよくできること、Trust CenterのURL |
| Slack | 全社の告知のチャンネル | 公開したこと、Trust Centerで何ができるか、Trust CenterのURL、チームごとの詳しい案内は後で伝えること |
告知には、Trust Centerとは何か、どう使うかを説明する動画を添えてもいいとされています。
社外向けの告知
「External Announcement Templates」には、既存の顧客にTrust Centerの公開を知らせる、メールとSlackのテンプレートがあります。早い段階で顧客に知らせると、透明性への取り組みを伝え、長く続く信頼を築くのに役立ちます。
| テンプレート | 宛先 | 盛り込む要点 |
|---|---|---|
| メール1 | 既存の顧客（セキュリティーの担当者でなくていい） | Trust Centerを公開したこと、これまでの進め方と比べて何が変わるか、Trust CenterのURL、ページの上部の購読のボタンから登録すると、セキュリティーの取り組みの重要な変更を知らせる更新情報が届くこと |
| メール2 | 契約の更新が90日後に迫った顧客 | 更新に向けてリスクの評価に先回りして対応したいこと、Trust CenterのURLと、顧客のセキュリティーのチームへの共有のお願い、Trust Centerで扱うフレームワーク、規制、認証の概要 |
| Slack | 顧客と共有しているチャンネル | Trust Centerで扱うフレームワーク、規制、認証の概要、Trust CenterのURL、購読のボタンからの登録の勧め |
「LinkedIn Templates for Announcing your Trust Center」には、個人のページ向けと会社のページ向けの投稿のテンプレートがあります。どれも、Trust Centerを公開したこと、セキュリティーへの取り組みと透明性、Trust CenterのURL、更新情報の購読の勧めを組み合わせた内容です。個人のページ向けの投稿には、Trust Centerの画面の画像を添える例もあります。
更新情報の配信と購読の仕組みは、Trust Center Updatesでの情報の配信で説明します。
利用をためらう相手への説明
Trust Centerの公開が成功するかどうかは、社内のチームと社外の顧客や見込み客が、実際に使うかどうかにかかっています。「Trust Center Engagement - Pushback Templates」には、利用をためらう相手への説明の要点とメールのテンプレートがあります。
営業のチームへの説明
営業のチームは、Trust Centerを営業の道具として使えることを知らないと、商談が遅れると考えて共有をためらうことがあります。
| よくある声 | 説明の要点 |
|---|---|
| 見込み客にTrust Centerを見るよう伝えると、商談が遅れる | 顧客や見込み客が自分で質問の答えを探し、文書をダウンロードし、評価に必要な情報を確かめられるため、セキュリティーやコンプライアンスのチームに頼らずに済み、営業の期間が短くなることが多い。営業の始めに共有すれば、レビューも早く始まる |
| SOC 2のレポートをメールで送ればいいのでは | Trust Centerは、コンプライアンスとセキュリティーのチームが保守する、セキュリティーの情報と文書の正本。文書はよく更新されるため、Trust Centerから見れば最新の版だと分かる。また、Trust Centerを通すと、閲覧者の確認とNDAの署名を済ませてから文書を渡せる |
| 見込み客がセキュリティーレビューを始めたか分からない | SafeBaseとSalesforceを連携すると、活動がSalesforceのアカウントに書き戻され、見込み客がセキュリティーの手続きのどこにいるかが分かる。どの見込み客が本気か、商談が進んでいるかの判断にも使える |
| 顧客はTrust Centerを知らないだろう | Trust Centerは大企業でも使われ、セキュリティーとコンプライアンスの情報を共有する業界の標準になりつつある |
| ほかにどんな利点があるか | 営業の早い段階から共有すると、透明性とコンプライアンスへの強い取り組みを示し、セキュリティーを戦略の土台に位置付けていることを伝えられる |
営業のチーム向けのメールのテンプレートは、セキュリティーのチームから営業の担当者に送るもので、見込み客がセキュリティーの評価を求めているならTrust CenterのURLを案内し、そこでアクセスを申請してSOC 2のレポートなどの文書を確かめてもらうよう伝え、追加の質問にはセキュリティーのチームが対応すると添える内容です。
顧客への説明
顧客や見込み客は、Trust Centerの価値を知らないと、文書を直接送るよう求めることがあります。
| よくある声 | 説明の要点 |
|---|---|
| 文書をメールで送ってもらう方が早い | Trust Centerは全て自分で使え、操作も分かりやすい。ほかのチームが文書を用意するのを待たずに、検索、確認、ダウンロードができる |
| 文書を見るために、新しいIDとパスワードを作りたくない | IDとパスワードを作る必要はない。セキュリティーのチームがアクセスを認めると、マジックリンクの付いたメールが届き、そのリンクから非公開のTrust Centerに直接入れる |
| 自社のセキュリティーのチームは、Trust Centerでのレビューに慣れていない | 多くの大企業がTrust Centerで情報を共有しているため、顧客のセキュリティーのチームも、ほかのベンダーのTrust Centerを使ったことがある可能性が高い |
| ほかにどんな利点があるか | Trust Center Updatesを購読すると、新しいコンプライアンスの項目やセキュリティーのインシデントを、その都度知らせてもらえる |
顧客向けのメールのテンプレートは、営業の担当者から顧客に送るもので、質問票に答える前にTrust Centerを確かめてもらいたいこと、レビューに必要な情報と安全にダウンロードできる文書がそろっていること、見つからないものや質問があれば対応することを伝える内容です。