Trust Centerでは、アクセス申請を承認された閲覧者に、制限付きの情報を見る前にNDA（秘密保持契約）を結んでもらえます。NDAは、SafeBaseに組み込まれたクリックラップ方式のNDAのほか、DocusignやIroncladとの連携でも結べます。SafeBaseの外で既に締結している場合や、NDAを求めない場合の扱いも選べます。このページでは、Trust CenterでNDAを結ぶ設定として、既定のNDAの提供元の選び方、クリックラップ方式のNDA、Docusign、Ironcladとの連携、SafeBaseの外で締結済みの場合やNDAを求めない場合の扱いを説明します。
NDAの提供元の選び方
まず、使うNDAの形式を決めて設定します。
| NDAの提供元 | 内容 |
|---|---|
| クリックラップ方式のNDA（Clickwrap） | SafeBaseに組み込まれた、クリックして同意する方式のNDA。自社のNDAの文面も使える |
| Docusignとの連携 | Docusignのテンプレートで作ったNDAを、閲覧者に送って署名してもらう |
| Ironcladとの連携 | Ironcladのワークフローで、NDAの送付、署名、保管を進める |
NDAを設定したら、Default NDA Providerのドロップダウンで、既定にするNDAの提供元を選びます。
SettingsのNDAの画面で、既定のNDAの提供元を選ぶ
NDAを求めない選択肢を加える
NDAの設定では、次の2つも選べるようにできます。
| 設定 | 内容 |
|---|---|
No NDAを許可する | 特定のアカウントに、NDAなしでTrust Centerへのアクセスを認める選択肢を加える。新しいアカウントにアクセスを付けるときに、NDAの署名が省かれる |
Signed Outside SafeBaseを許可する | アカウントがSafeBaseの外でNDAに署名する場合の選択肢を加える。新しいアカウントにアクセスを付けるときに、NDAの署名が省かれる |
どちらか、または両方をオンにすると、新しいアカウントを承認するときのNDAの欄に、その値が選択肢として表示されます。オンにしても、既存のNDAや、既存のアカウントのNDAの設定は上書きされません。
NDAの連携は、設定のIntegrationsとNDAの両方のセクションに表示されます。NDAの提供元はそれぞれ、アクセス申請の流れで使うかどうかをオンとオフで切り替えられ、状態の表示で今の設定が分かります。
NDAの提供元ごとの状態と、アクセス申請の承認で表示するNDAの選択肢
| 状態 | 意味 |
|---|---|
Connected - not enabled as an option | 接続しているが、アクセス申請で使う選択肢として有効にしていない |
Connected - not set as default | 有効にしているが、既定にしていない |
Connected - Using as default | アクセス申請の既定のNDAにしている |
クリックラップ方式のNDA
クリックラップ方式のNDAは、SafeBaseに組み込まれた、クリックして同意する方式のNDAです。Trust Centerを訪れた人に、機密の内容にアクセスする前に法的な拘束力のある契約に同意してもらえます。
設定する
- 設定のページの
Accounts & NDAsのセクションを開きます。 Set up Clickwrap NDAを選びます。- 自動生成のNDAか、独自のNDAかを選びます。
| 選択肢 | 内容 |
|---|---|
| 自動生成のNDA | SafeBaseの法務のチームが確かめたテンプレートをもとに、SafeBaseがNDAを自動で作る。組織の名前とTrust Centerの題名は、アプリで変えると自動で反映される。SafeBaseの中でプレビューでき、ダウンロードやアップロードは要らない |
| 独自のNDA | 自社のNDAの文面を貼り付けて使う。既存の契約に合わせて文言を変えられ、Markdownで書式を整えられる。組織の名前やTrust Centerの題名を変えても、自動では反映されない |
Clickwrap NDA Settingsの画面で、自動生成のNDAを選んだ状態
クリックラップ方式のNDAを設定した後は、Trust Centerの既定のNDAにできます。既定にしても、アクセス申請を手作業で承認するときや、Salesforceとの連携の自動化では、既定とは別のNDAを選べます。
署名済みのNDAを受け取る
署名済みのNDAは、アカウントごとにSafeBaseからダウンロードできます。
- 左側のパネルの
Accountsタブを選びます。 - アカウントの名前を選びます。
- アカウントの詳細の
Download NDAを選びます。
アカウントの詳細のDownload NDAから、署名済みのNDAをダウンロードする
署名済みのNDAの写しを、指定したメールアドレスに自動で送ることもできます。NDAの設定でSet Up Clickwrap NDA（設定済みの場合は歯車のアイコン）を選び、Send signed NDA copies to specific email address(es)をオンにして、メールアドレス（複数の場合はカンマ区切り）を入れ、Saveを選びます。以後のクリックラップ方式のNDAは、指定したメールアドレスにBCCで送られます。
Docusignとの連携
Docusignとの連携は、一部のプランで使えます。ご契約のプランで使えるかどうかは、正規販売代理店（デジタルアクセルズ）にご相談ください。Docusignの有料のプランなら、どのプランでも連携できます。NDAが必要な場合、アクセスを申請した人にDocusignのNDAが示されます。
接続する
Adminのロールの組織メンバーが、Trust CenterのSettings→NDA→Docusignを開き、Connectを選びます。- Docusignにサインインし、SafeBaseを承認します。
接続には、連携用のユーザーかサービスアカウントを使うことが勧められています。そのアカウントは、DocusignのOAuthの接続を承認でき、NDAに使うテンプレートにアクセスできる必要があります。
テンプレートの条件
DocusignでNDAのテンプレートを選びます。テンプレートがない場合は、Docusignのテンプレートの手引きを参照し、SafeBaseで動くための条件に注意して作ります。
| 条件 | 内容 |
|---|---|
| テンプレートの種類 | 標準のテンプレートだけに対応する。PowerFormsを使っている場合は、標準のテンプレートでNDAを作り直す |
| 対応する欄 | Signature、Name、Company、Title。ほかの欄を入れた場合の動きは保証されない |
| ロール | Signerという名前のロールを作る（Sは大文字。大文字と小文字を区別する）。ロールのNameとEmailの欄は空のままにする |
作ったテンプレートは、SafeBaseのNDAの設定で選べるようになります。ヘルプセンターでは、手間を減らすため、事前に署名済みのNDAを使う顧客が多いことにも触れています。
流れを試す
- Trust Centerの
Accountsを開き、アカウントの一覧の右上の+を選びます。 Company NameとEmail Domainを入力し、NDA ProviderをDocusignにします。Recipient NameとEmailを入力し、Create Accountを選びます。
招待した人には、DocusignからNDAを完了するよう求めるメールが届きます。このメールの差出人と返信先、本文に表示される名前とメールアドレスは、SafeBaseで連携を作ったDocusignのユーザーのものです。署名を済ませると、署名した人にNDAの完了のメールが、SafeBaseからはアクセスを付けたことを知らせるメールが届きます。
運用のときの注意
- 申請者の入力の誤りなどでNDAが拒否された場合は、Docusignの封筒（エンベロープ）の設定から同じ受信者に送り直すか、SafeBaseでアカウントの詳細を編集してNDAの受信者を変えます。受信者を変えると新しいNDAが作られ、新しい封筒が自動で送られます。前の封筒は自動では無効になりません。
- 受信者は、組織を代表して署名できる同僚に封筒を割り当て直せます。
- 署名者を追加する場合は、ロール、名前、メールアドレスの欄に値を入れます。どれかが空だと、封筒を送れません。
- NDAが送られないときは、連携のユーザーがテンプレートにアクセスでき、既定のテンプレートが決まっているか、
Signerのロールの名前とメールアドレスの欄が空になっているかを確かめます。封筒を送れない場合は、Docusignとの連携の認証に問題があることもあり、NDAの状態はアカウントの詳細の画面で確かめられます。 - Docusignとの接続を切るには、先に既定のNDAの提供元をほかのものに変えます。
- Enterpriseのプランでは、Rules Engineの独自のルールで、申請者のメールアドレスで署名済みのDocusignの封筒があるかを確かめ、NDAを省けます。
Ironcladとの連携
Ironcladとの連携は、一部のプランで使えます。ご契約のプランで使えるかどうかは、正規販売代理店（デジタルアクセルズ）にご相談ください。
【注意】 SafeBaseが接続できるのは、IroncladのNorth America（NA）リージョンだけです。IroncladのアカウントがEUリージョンにある場合（サインインしたときのURLが
eu1で始まる場合）は連携できません。また、Ironcladで「API」のアドオンのパッケージが有効になっている必要があります。IroncladのCompany Settingsのページに「API」の項目がなければ、Ironcladのライセンスを変える必要があります。
Ironcladのワークフローの条件
| 条件 | 内容 |
|---|---|
| ワークフローの種類 | 組織のユーザーがIroncladの中から始める内部のワークフロー（Internal Workflow）。公開のURLから始められる公開のワークフローは使えない |
| 起動フォームの必須の欄 | Createの段階の起動フォームに、Counterparty Name、Counterparty Signer Email、Counterparty Signer Nameの3つの必須の欄がある。欄の表示名はタグの名前と完全に一致させる。ほかの必須の欄は置けず、ほかに集めたい情報は追加のフォームで集める |
| ワークフローのオーナー | 連携を設定するTrust Centerの組織メンバーが、連携に使うIroncladのワークフローのオーナーである |
推奨の構成では、ワークフローがNDAを自動で相手に送り、署名を集め、Ironcladに契約を保管し、署名した相手がTrust Centerにアクセスできるようにします。次の点を設定し、ワークフローを保存して公開します。公開していないワークフローは、Trust Centerから始められません。
- 承認の段階に承認者を置くと、NDAの送付の前に手作業の承認が必要になります。アクセス申請のときにNDAを自動で送るには、この段階を外します。
- 署名の設定で、最後の承認の後に署名の依頼を自動で送るようにします。申請者が社内の別の人にNDAを転送できるようにする設定もあります。
- SafeBaseは、ワークフローが完了して保管されたことをもって、NDAを済ませたとみなします。自動の保管を常に行うようにし、保管の担当者を外します。
- 用紙の出どころ（paper source）は1つだけにします。
新しいワークフローが必要な場合や、既存のワークフローを別の設定で使う場合は、本番で使う前に、SafeBaseのサポートに構成の確認とテストを依頼できます。
接続して設定する
- Trust Centerの
SettingsのAccounts & NDAタブでNDAsを開き、IroncladのConnectを選びます。 - Ironcladの認証のページでサインインし、Ironcladの環境を選びます。
- ワークフローのオーナーのメールアドレスを設定し、ワークフローを選びます。
接続する人は、Ironcladのワークフローのオーナーである必要があります。Trust Centerの管理者をIroncladでワークフローのオーナーに加えるか、IroncladのワークフローのオーナーをTrust CenterのAdminに加えます。アクセスを申請した人ごとに別のワークフローを送る場合は、Choose workflow per accountをオンにします。Set this Ironclad as the default NDAを選ぶと、Ironcladを既定のNDAにできます。Trust Centerは、3つの必須の欄があり、表示名がタグの名前と一致するかを確かめ、合わなければエラーを表示します。
アクセス申請での動き
申請を承認してアカウントを作るときに、NDAの提供元をIroncladにしてCreate account & approve requestを選ぶと、Trust CenterがIroncladのワークフローを始めます。アカウントの状態はCreatingからLaunchedに変わり、ワークフローが保管されるとCompleteになります。Refreshで最新の状態を取り込み、Open Ironcladでワークフローを開けます。ワークフローを始められない場合は、追加の必須の欄、未公開や削除されたワークフロー、Trust Centerの連携のユーザーがワークフローのオーナーでないことなどを確かめ、Try Againで始め直します。
Ironcladとの接続を切るには、先に既定のNDAの提供元をほかのものに変えます。Enterpriseのプランでは、Rules Engineの独自のルールで、申請者のメールアドレスでIroncladのワークフローが完了しているかを確かめ、NDAを省けます。
SafeBaseの外で締結済みの場合とNDAを求めない場合
多くの組織は、既定のNDAの提供元をクリックラップ方式のNDA、Docusign、Ironcladのどれかにします。ただし、アクセス申請でNDAを省きたい場合もあります。例えば、SafeBaseの外にNDAの締結を確かめる別の手順がある場合です。
既定のNDAの提供元を、SafeBaseの外で締結済みの選択肢かNo NDAにすると、承認された人がTrust Centerにアクセスするときに、NDAが求められなくなります。マジックリンクのメールを受け取った人は、NDAに署名せずに直接Trust Centerに入れます。
| 選択肢 | アップロード |
|---|---|
| SafeBaseの外で締結済み | 既存のNDAや契約書をアップロードできる |
No NDA | 既存のNDAはアップロードできない |
アカウントを作る画面で、NDAの提供元をSafeBaseの外で締結済みにすると、署名済みのNDAをアップロードできる
アカウントごとにNDAの提供元を変える
既定のNDAの提供元がクリックラップ方式のNDA、Docusign、Ironcladのどれかでも、特定のアカウントだけ変えたい場合があります。例えば、そのアカウントと特別な条件や別の契約があり、アクセス申請でNDAを省くのが妥当な場合です。Accountsで対象のアカウントを開き、Editを選んでNDAの提供元を変えます。
同じアカウントで既にNDAが署名されていれば、後からそのアカウントに加わった人は、改めてNDAに署名する必要はありません。CRMの情報でNDAを省く仕組み（NDA Bypass）は、CRMとの連携とRules Engineで説明します。