日本語版のポリシーを用意する

Drataでは、1つのポリシーの版に複数の言語の内容を持たせ、社員が読みやすい言語でポリシーを読んで同意できるようにできます。英語と日本語の内容を1つの版にまとめて持たせ、社員には日本語で読んで同意してもらう、といった運用ができます。このページでは、ポリシーの翻訳版を作る方法として、ポリシーの言語の設定、英語版と日本語版を1つのポリシーの版として管理する方法、既定の言語の決め方、社員が同意する言語の扱いを説明します。

翻訳版の仕組み

ポリシーの言語は、ポリシーごとではなく、ポリシーの版ごとに持たせます。英語版と日本語版を別のポリシーとして作るのではなく、1つの版に英語と日本語の内容を入れ、承認、公開、同意をまとめて管理します。

項目	内容
言語を持つ単位	ポリシーの版。版ごとに、組織で有効にした言語の内容を加える
My Drataに表示される言語	公開した版に内容が入っている言語だけ。下書きや未公開の言語の内容は、社員には表示されない
内容の形式	版ごとに、Drataのエディターで書いた内容か、アップロードしたファイルのどちらか一方。翻訳も同じ形式にそろえる
外部のポリシー管理ツール	Confluence、BambooHR、Notionなどと連携している組織では使えない

例えば、Drataのエディターで書いた版には、翻訳もエディターで書きます。ファイルをアップロードした版には、翻訳もファイルで加えます。

事前に準備すること

準備	内容
対応する言語を決める	組織で使う言語を決める
翻訳を用意する	言語ごとに、翻訳した内容かファイルを用意する
権限	組織でポリシーの言語を有効にするのはAdminのロールのユーザー。有効にした後は、ポリシーを編集できるユーザー（Policy Managerを含む）が、ポリシーの版に翻訳を加えられる

ポリシーの言語を有効にする

1. Settingsを開き、OrganizationのLanguageのページを開きます。
2. Policy languagesの欄で、編集を選びます。
3. ポリシーの言語を有効にします。
4. 組織で使う言語を全て加えます。
5. 加えた言語のうち1つを、既定の言語にします。
6. 変更を保存します。

【注意】 ポリシーで選べる言語の一覧は、ヘルプセンターに載っていません。日本語を加えられるかは、手順4の言語の一覧で確かめてください。

全てのポリシーに翻訳を加えなくても、言語を組織の一覧に加えておけます。翻訳ができたポリシーの版から、順に加えていけます。

ポリシーに翻訳を加える

翻訳は、ポリシーの版を作成するか編集している下書きの間に加えます。

1. 翻訳を加えるポリシーを開きます。
2. Policyタブを開き、下書きを始めます。
3. 言語を選び、内容を書くか、ファイルをアップロードします。
4. My Drataで表示したい言語ごとに、手順3を繰り返します。

下書きのPolicyタブ。Languageの欄で言語を切り替え、言語ごとに内容を書く。まだ内容がない言語は注記で示される

翻訳を加えた後は、通常の版と同じく、下書きを確定して承認を受け、公開します。承認と公開の流れは、ポリシーの承認と公開で説明しています。

公開した後に内容を直す

公開済みのポリシーを直すときは、新しい版を作ります。

直し方	翻訳の扱い
同じ形式のまま直す	前の版の内容が、各言語とも新しい版に引き継がれる
形式を変える（エディターで書いた内容からファイルのアップロードに変えるなど）	前の版の翻訳は引き継がれない

英語版を直したら、日本語版にも同じ変更を反映してから公開します。片方の言語だけを直して公開すると、言語によって内容が食い違ったまま社員が同意することになります。

既定の言語の決め方

既定の言語は、新しく作るポリシーの版の主な言語です。既定の言語は、別の言語を既定にするまで、一覧から外せません。

既定の言語を後から変えた場合の動きは、次の通りです。

対象	動き
公開済みの版	言語は変わらない。英語で公開した版は英語のまま
新しい版（下書きを含む）	変えた後の既定の言語を使う
新しい既定の言語で公開したい場合	既定の言語を変えた後に新しい下書きを作り、公開する

既定の言語を決めるときは、次の点も考えます。

• 既に公開しているポリシーの言語を変えるには、新しい版を作って公開し直す必要がある。後から変えると、承認と公開の手間がポリシーの数だけかかる
• AIにポリシーにマッピングするコントロールを提案させる機能は、ポリシーが英語で書かれ、450語以上ある場合にだけ使える

【運用のポイント】 既定の言語は、翻訳版を加えはじめる前に決めておきます。後から変えると、公開済みのポリシーを新しい既定の言語で公開し直すために、ポリシーごとに新しい版を作り、承認と公開をやり直すことになります。

社員が同意する言語

社員は、My Drataで公開済みのポリシーを開き、ポリシーの題名の横にある言語の切り替えで、読む言語を選べます。

My Drataでポリシーを開いた画面。題名の横の言語の切り替えで、読む言語を選ぶ

項目	内容
言語の切り替えが表示される条件	公開した版に2つ以上の言語の内容があること。1つの言語だけなら表示されない
言語を切り替えたとき	文書が1ページ目から開き直される
同意の操作	言語を選んでから内容を読み、同意する
同意した後	同じポリシーを開き直すと、同意したときの言語で表示される

社員への割り当てと同意の進め方は、社員への割り当てと同意で説明しています。

うまくいかないとき

症状	原因と対応
My Drataに、加えた言語が表示されない	My Drataに表示されるのは、公開した版に内容がある言語だけ。下書きの翻訳は表示されないため、翻訳を加えた版を公開する
My Drataに言語の切り替えが表示されない	公開した版の言語が1つだけ。2つ以上の言語の内容を加えて公開する
Policiesページで言語を選べない	組織でポリシーの言語が有効になっていない。SettingsのOrganizationのLanguageのページのPolicy languagesで有効にする
翻訳の機能を使えない	外部のポリシー管理ツールと連携している。翻訳版は、Drataのエディターで書いたポリシーとアップロードしたファイルのポリシーだけで使える