文書の掲載と透かし

Trust Centerで閲覧者が最も求めるのは、SOCレポート、認証書、ペネトレーションテストのレポート、ポリシーなどの文書です。SafeBaseでは、文書をDocumentsにまとめてアップロードし、名前や種類、担当者、有効期限、ダウンロードの権限を設定して、Trust Centerの項目に紐づけます。このページでは、Trust Centerに文書を掲載する方法として、文書の登録と管理、文書の透かし、ダウンロードの権限、SOCレポートのブリッジレター、Google Driveとの同期で文書を最新に保つ方法を説明します。

文書の一覧（Documents）

Documentsでは、組織の文書のまとめてのアップロード、編集、タグ付け、担当者の割り当て、Trust Centerの項目への紐づけを1カ所で行えます。まだファイルを1つもアップロードしておらず、カードや項目も編集していない組織は、管理用の画面を開くと、最初にDocumentsに案内されます。アップロードや編集を済ませた後は、Trust Centerの編集画面が最初に開きます。

文書をアップロードする

1. Documentsの右上のUpload Documentを選びます。まだ文書がない場合は、アップロードの勧めが表示されるので、確かめてから進みます。
2. Upload to Libraryの画面で、Click to Uploadを選ぶか、ファイルをドラッグ＆ドロップし、Uploadを選びます。
3. アップロードが終わったらDoneを選びます。

アップロードした文書は、Documentsの一覧に並びます。

一覧で確かめられること

Documentsの一覧には、文書ごとに次の情報が並びます。一覧では、絞り込み、外部の保管場所からの最新のファイルの取り込み、個々のファイルのダウンロードもできます。

Documentsの一覧。絞り込みや外部の保管場所からの最新のファイルの取り込みは、一覧の上部から行う

列	内容
Name	ファイルの名前
Products	文書を割り当てた製品（Multi-Productの機能を使っている場合）
Tags	文書に付けたタグ
Assignee	担当者
Source	文書の取得元
Last Modified Date/By	最後に変更した日時と人
Expires At	有効期限
Linked	文書を紐づけた項目

有効期限まで30日を切った文書は、割り当てた担当者全員に、期限まで7日ごとにメールが届きます。期限を過ぎると通知は止まり、新しい期限を設定すると、その30日前から通知が再び始まります。

文書の詳細を設定する

Documentsの一覧で文書の名前を選ぶと、文書の詳細のDetailsタブが開きます。内容を変えたら、Saveを選びます。

文書の詳細のDetailsタブ。文書の名前、種類、製品、タグ、担当者、文書の扱い（Document behavior）を設定する

右上のボタンでは、次の操作ができます。

ボタン	操作
Upload new	新しい版をアップロードする（後述）
目のアイコン	文書を表示する
下向きの矢印のアイコン	文書をダウンロードする
赤いごみ箱のアイコン	文書を削除する

設定できる項目は、次の通りです。

項目	内容
Document Name	文書の名前。まとめてアップロードした後に、ファイル名を整えたり、名前の付け方をそろえたりするのに使う
Document type	文書の種類。最も近い種類か、Otherを選ぶ。文書が多い組織で、文書の種類を分かりやすくする
Products	Multi-Productの機能を使っている場合に、文書を割り当てる製品。AIの機能の情報源として使うには、少なくとも1つの製品を選ぶ必要がある
Tags	一覧で絞り込むためのタグ。タグはSettingsのTrust Libraryタブで設定する
Assigned To	文書の担当者（組織メンバーか、組織メンバーのグループ）。有効期限を設定すると、担当者に期限の通知が届く
Base permission	アカウントメンバーが、文書を見るだけか（view only）、見てダウンロードもできるか（view and download）
Expiration	有効期限。期限が近づくと、担当者（担当者がいない場合はAdminのロールの人）に、新しい文書をアップロードするよう知らせるメールが届く
Watermark	文書ごとの透かしの設定（後述）
AIの機能の情報源	SafeBaseのAIの機能の情報源として使うかどうかのチェックボックス。複数の製品を設定している場合は、少なくとも1つの製品を選んだ文書にだけ当てはまる

ダウンロードの権限

閲覧者が文書をダウンロードできるかどうかは、文書のBase permissionで決まります。全ての文書に同じ設定を使う場合は、Use organization defaultを選び、SettingsのDocumentsで組織全体の既定の権限を設定します。

【運用のポイント】 SOCレポートや認証書には有効期限があります。文書ごとに担当者とExpirationを設定しておくと、更新の時期に担当者へ自動で通知が届き、古い文書を載せたままにすることを防げます。

文書を項目に紐づける（Linked To）

文書の詳細のLinked Toタブでは、文書をTrust Centerの項目に1カ所で紐づけられます。編集画面で項目ごとに紐づける代わりに使えます。

1. Documentsの一覧で文書の名前を選び、Linked Toタブを選びます。
2. 製品を選び、紐づける項目の名前を探して選びます。1つの文書を複数の項目に紐づけられます。
3. Saveを選びます。

保存すると、Trust Centerの編集画面で、その項目に文書が紐づいた状態になります。編集画面での紐づけは、編集画面と項目の配置で説明しています。

文書を新しい版に差し替える

文書の詳細のUpload newを選ぶと、その文書の新しい版をアップロードできます。新しい版には、前の版の紐づけと設定が引き継がれるため、項目に紐づけ直す手間が省けます。

ファイルを選ぶ前に、次のことを選べます。

選択	内容
前の版を残すか	前の版を文書の一覧に残すか、先に削除するか
前の版の紐づけを外すか	前の版をTrust Centerの項目から外すか。外さない場合は、前の版と新しい版の両方が項目に紐づく
前の版をAIに使うか	前の版を、SafeBaseのAIの情報源から外すか

アップロードが終わると、新しい文書を開くか、文書の一覧に戻るかを選べます。

文書の透かし

Trust Centerでは、PDFの文書に透かしを入れられます。機密の情報をよりよく保護でき、法的な文書の有効性も示せます。透かしは、認証済みのアカウントメンバーがTrust Centerから文書をダウンロードしたときに入ります。

透かしには、次の情報が入ります。

• ダウンロードしたアカウントメンバーの名前
• アカウントメンバーのメールアドレス
• ISO 8601の形式のUTCの日時

【注意】 透かしを入れられるのはPDFのファイルだけで、パスワードで保護されたPDFには入りません。また、透かしが入るのは制限付き（Restricted）の項目の文書だけで、公開（Public）の項目の文書には入りません。

組織全体に設定する

1. Adminのロールの人が、Trust Center → Settings → Documentsを開きます。
2. Watermark PDF filesをオンにします。
3. 必要に応じて、Hide "Downloaded from SafeBase" footerをオンにします。既定では、PDFのファイルにSafeBaseのフッターが付きます。
4. Saveを選びます。

DocumentsのPDF Documentsの設定。ダウンロードの可否、Watermark PDF files、SafeBaseのフッターを隠す設定が並ぶ

文書ごとに設定する

1. Adminのロールの人が、Trust Center → Documentsを開きます。
2. 文書を選びます。
3. Watermarkの一覧で設定を変え、Saveを選びます。

文書の詳細でUse organization defaultを選ぶと、組織全体の設定に従います。

透かしの入ったPDFの例。ダウンロードした人のメールアドレスと日時が斜めに入る

透かしを入れた後に、PDFの中のリンクを選べなくなることがあります。PDFの作られ方によるもので、macOSのプレビューやWindowsのAdobe ReaderでPDFを開き、別のファイルとして保存し直すと直ることがあります。

SOCレポートのブリッジレター

ブリッジレターは、直近のSOCの監査の対象期間の終わりから現在までの間を埋め、SOCのコントロールに変更がないか（あればその内容）を示す文書です。見込み客からセキュリティーレビューの中でよく求められます。SafeBaseでは、SOC 1とSOC 2のレポートについて、閲覧者が自分で取得できるブリッジレターを設定でき、社内のセキュリティーのチームのやり取りを減らせます。

ブリッジレターには通常、次の内容が入ります。

種類	内容
固定の内容	直近のSOCの監査の対象期間の開始日と終了日、監査の後のシステムやコントロールの変更の説明（あれば）、署名する人の名前、役職、署名
変わる内容	確認・署名した日付、宛先（会社か利用者）

ブリッジレターを設定する

1. ReportsかComplianceのカードで、SOC 2 ReportかSOC 1 Reportの項目を開き、Editを選びます。
2. 項目の下にあるブリッジレターの切り替えをオンにします。
3. ブリッジレターのテンプレート（Letter Template）、署名する人の名前（Signer Name）と役職（Title）を入れます。組織のロゴと会社の名前は、ダウンロードのときにSafeBaseが自動で加えます。
4. 右上のSaveを選びます。

SOC 2 Reportの項目の編集。項目の下の切り替えでブリッジレターを表示する

設定すると、閲覧者はSOCの項目からブリッジレターを表示したりダウンロードしたりできます。ダウンロードしたPDFには、組織のロゴ、現在の日付、宛先、テンプレートの文面、署名する人の名前と役職と署名、独自のフッターを含む透かしが入ります。署名は、SafeBaseが署名する人の名前を手書き風の書体で作ったものです。透かしは、透かしの設定でオンとオフを切り替えられます。

Google Driveとの同期

Google Driveとの同期（Google Drive Sync）を使うと、Google Driveのフォルダーの文書を、Trust CenterのTrust Libraryに同期できます。Google DriveとSafeBaseの両方に文書をアップロードする手間がなくなり、少ない手間でTrust Libraryを最新に保てます。この機能は一部のプランで使える早期提供（Early Access）の機能で、使うにはSafeBaseのサポートに依頼して有効にしてもらいます。ご契約のプランで使えるかどうかは、正規販売代理店（デジタルアクセルズ）にご相談ください。

前提

条件	内容
共有ドライブ	同期する文書は、Google Driveの共有ドライブに置く。マイドライブ、共有フォルダー、「共有アイテム」は対象にならない
サービスアカウント	特定の人に属さないサービスアカウントを用意する。担当者の休暇や退職で共有ドライブへのアクセスが失われるのを防ぐ
アクセス権	連携の認証に使うアカウントが、同期する文書のある共有ドライブにアクセスできる

連携を設定する

1. Adminのロールの人が、Settings → Integrationsを開き、Connectを選びます。
2. 初めて設定する場合は、New Authenticationを選びます。ブラウザーでポップアップを許可し、認証に使うアカウント（サービスアカウントを使う場合はそのアカウント）を選んで、Finishを選びます。
3. 連携の横の歯車のアイコンを選び、同期する共有ドライブを選びます。同時に同期できる共有ドライブは1つだけです。
4. 同期するファイルのあるフォルダーを選び、Nextを選びます。
5. 更新のタイミング（When to Update）を、自動か、求めたときだけかから選びます。
6. Save and syncを選びます。

同期するフォルダーを確かめ、更新のタイミングを選んで同期を始める画面

同期が終わると、同期したファイルがDocumentsに並び、詳細の設定や項目への紐づけができるようになります。同期の設定を変えるには、連携の歯車のアイコンを選び、フォルダーを加えたり外したりします。

同期の仕様

仕様	内容
サブフォルダー	選んだフォルダーの直下のファイルだけを同期する。サブフォルダーのファイルを同期するには、サブフォルダーも選ぶ
対象のファイル	選んだフォルダーの中の、SafeBaseが対応する形式の全てのファイル（pdf、doc、docx、csv、txt、json、zip、png、jpegなど）。個々のファイルは選べない。Googleドキュメント、スプレッドシート、スライドの形式は対象外で、対応する形式に変換しておく
同期の向き	Google DriveからSafeBaseへの一方向。Google Driveでファイルを削除しても、フォルダーを同期から外しても、SafeBaseの文書は削除されない。不要になった文書は、Documentsで手作業で削除する

【運用のポイント】 文書が意図せず更新されるのを防ぐため、最初は更新のタイミングを、求めたときだけ（Only when requested）にすることが勧められています。同期するフォルダーとファイルの状態を確かめてから、同期を実行できます。