ナレッジベースの整備

ナレッジベースは、セキュリティーと営業のチームが共通で使う、社内の情報の拠り所です。質問票への回答を作るAI Questionnaire Assistance（AIQA）、社内向けのTrust Library Search、Trust Centerの検索は、どれもナレッジベースの内容をもとに動きます。古い回答や矛盾した回答が残っていると、セキュリティーの評価が遅れたり、信頼を損ねたりする原因になります。このページでは、ナレッジベースの整え方として、質問と回答の登録、既存の回答集からの移行、回答ごとのアクセスレベル、Potential Issuesによる矛盾した回答の見直し、提案（Suggestions）の機能を説明します。

ナレッジベースの画面

ナレッジベースは、左のメニューのKnowledge Base (FAQ)で開きます。

Knowledge Base (FAQ)の一覧。右上の+ Add entriesから回答を追加する

検索の欄にことばを入れると、ナレッジベースの中から回答を探せます。検索の結果では、一致したことばが強調され、最後に変更された日も表示されます。結果は次の条件で絞り込めます。

絞り込み	内容
Favorites	お気に入り（星印）を付けた回答
Access	アクセスレベル
Products	製品
Tags	タグ
Health status	見直しの状態
Source	回答の取り込み元
Member	個人の担当者
Groups	グループの担当者

検索の結果を選ぶと右側にパネルが開き、詳しい情報を確かめたり、編集したりできます。

質問と回答を登録する

過去の質問票をまとめて取り込む

回答済みの過去の質問票は、次の2つの方法でナレッジベースに取り込めます。

方法	向いている場合
質問票のファイルをそのままアップロードする	質問票の形が単純な場合。アップロードのときに列が正しく認識されているかを確かめられ、最も手軽に取り込める
インポート用のテンプレートに整えてアップロードする	回答ごとにアクセスレベル、製品、タグ、見直しの状態などを細かく設定したい場合

インポート用のテンプレートには、次の列があります。テンプレートはアプリの中からダウンロードできます。

列	内容
question	質問
answer	回答
comment	任意。回答と一緒に表示される補足のコメント
access	任意。アクセスレベル（internal、private、publicのどれか）。列がないか空欄の場合はinternalになる
products	任意。製品の名前。複数の場合はカンマで区切る。列か値がない場合は全ての製品に共通（Global）になる
tags	任意。質問に付けるタグをカンマで区切って並べる
healthStatus	任意。None、Needs Review、Verifiedのどれか。Needs ReviewかVerifiedを選ぶ場合は、reviewCadenceとnextReviewDateも必要
reviewCadence	任意。見直しの周期（Annual、Semi-annual、Quarterly、Monthlyのどれか）。値を入れる場合はnextReviewDateも必要
nextReviewDate	任意。次の見直しの日。YYYY-MM-DDの形で書く

テンプレートで取り込むと、見直しの状態（Health Status）と見直しの周期（Review Cadence）の機能を使って、回答を最新に保てます。

取り込みの手順は次の通りです。

1. 左のメニューのKnowledge Base (FAQ)を開き、右上の+ Add entriesを選んで、Import entriesを選びます。
2. 質問票のファイルをアップロードします。
3. 列と必要なデータの対応付けを確かめる画面が順に表示されます。各画面を下までスクロールして、全ての対応付けを確かめます。
4. データがいったん仮置きされ、内容を確かめられます。取り込まれた行の数は左下に、無効な値や足りない値の数は表の右上に赤で表示されます。
5. Invalidを選ぶと、問題のある箇所を確かめられます。その場で値を直すか削除すると、データが更新され、無効の数も変わります。無効の数が0になるまで直します。
6. 右上のSubmitを選ぶと、取り込みが完了します。

1件ずつ登録する

質問と回答は、1件ずつ一から作ることもできます。

1. Knowledge Base (FAQ)の右上の+ Add entriesを選び、Add single entryを選びます。
2. 少なくとも質問（Question）と回答（Answer）の欄を入力します。必要に応じて、補足のコメント（Comment）、担当者、アクセスレベル、タグ、見直しの状態、製品も設定します。これらを設定しておくと、この後の質問票への回答に役立ちます。

1件ずつ回答を登録する画面。質問と回答のほか、担当者、アクセスレベル、タグ、見直しの状態、製品を設定できる

取り込んだ質問票を削除する

以前に取り込んだ質問票は、まとめて削除できます。

1. Knowledge Base (FAQ)のManage sourcesを選びます。
2. 取り込んだ質問票の一覧が表示されます。ここから質問票をダウンロードしたり削除したりできます。削除する場合は、質問票の横の赤いごみ箱のアイコンを選びます。
3. 確認の画面でDelete sourceを選びます。

【注意】 Delete sourceを選ぶと、その質問票から取り込んだナレッジベースの回答も全て削除されます。

既存の回答集から移行する

ほかのツールで管理していた回答集をナレッジベースに移すときは、次の形に整えると、AIQAの回答の質が上がります。

項目	答えが「はい／いいえ／該当しない」で決まる質問	説明を求める質問
回答	「はい」「いいえ」「該当しない」をそのまま書く	補足のコメントがなくても分かる、文章での回答を書く
補足のコメント	「はい」なら詳しく説明し、「いいえ」なら代わりの対策を、「該当しない」なら該当しない理由を書く	必要ない

移行のときは、次の点にも気を付けます。

• 日付や顧客の名前など、特定の場面に限られる内容を避け、一般的な書き方にする。どの質問票にも使える回答になる。
• 可能な場合は、自社のTrust Centerなどの情報源を参照するように書く。
• 正確さを保つため、移すのは1年以内の内容に限る。

回答を一から集める場合は、SafeBaseが多くの質問票から集めた、よく聞かれる質問の一覧（Top Questions Template）も使えます。ポリシー、会社の情報、暗号化の基準、セキュリティーのツール、セキュリティーとプライバシーのコンプライアンス、アプリケーションのセキュリティーなどの質問が含まれます。

回答ごとのアクセスレベル

ナレッジベースの回答には、見せる相手に合わせてアクセスレベルを設定します。設定できるのはAdminなどのロールの組織メンバーです。

アクセスレベル	見られる人	使い方の例
Internal	app.safebase.ioにログインしている組織メンバーだけ。顧客や見込み客には見せない。新しく作った回答は、既定でこのレベルになる	会社の財務の情報など、社内だけで使う機密性の高い情報
Private	Trust Centerへのアクセスが承認され、必要なNDAに署名した社外の人。承認された人は、PublicとPrivateの両方の回答を見られる	組織が使うDLPのツールの詳細など、NDAを求める機密の情報
Public	Trust Centerの公開のURLを訪れた全ての人。機密の情報を含めない	公開を前提としたCAIQの質問票の質問など

回答のアクセスレベルは、回答を作るときや編集するときに変えられます。テンプレートで取り込む場合は、accessの列で回答ごとに指定します。この列がなければ、全ての回答がInternalになります。

回答の編集の画面。Access levelでInternal、Private、Publicから選ぶ

ナレッジベースの管理の画面で回答にお気に入りを付けると、Trust Centerの側でもお気に入りとして表示されます。よく参照される大切な内容を目立たせるのに使えます。Trust Centerの項目のアクセスレベルは、項目のアクセスレベルと公開の度合いで説明しています。

Potential Issuesで回答を見直す

Potential Issuesは、AIの回答や検索の結果の質を下げるおそれのある問題を、ナレッジベースの中から見つける機能です。SafeBaseがナレッジベースの回答を自動で分析し、対応が必要な問題に印を付けます。

見つかる問題の種類

1件の回答の問題：

種類	内容
Invalid Question & Answer	回答の全体が使えないか、意味をなさない
Invalid Answer	質問は正しいが、回答とコメントが不明確か誤っている
Invalid Question	回答とコメントは正しいが、質問が意味をなさない
Unclear Answer	回答とコメントが矛盾しているか、はっきり解釈できない

複数の回答にまたがる問題：

種類	内容
Duplicate Entries	質問が同じかほぼ同じ回答が複数ある（回答が食い違っていることもある）
Conflicting Entries	似た質問なのに、回答が食い違っている
Duplicate Questions	同じ質問の回答のまとまり（生成AIを使っていない組織で使える）
Similar Questions	似た質問の回答のまとまり（生成AIを使っていない組織で使える）

回答を追加したとき（CSVでの取り込み、手作業での作成、質問票からの追加）と編集したときに、その回答が分析されます。AIが問題を分類し、何に対応すればいいかを具体的に示します。ナレッジベースが大きい場合や新しい回答が多い場合は分析に時間がかかるため、問題が表示され始めるまで数日かかることがあります。

問題を確かめて手作業で直す

1. Knowledge Baseのページを開き、Potential Issuesタブを選びます。
2. 印が付いた問題の一覧を確かめます。問題を選ぶと、種類、関係する全ての回答、具体的な問題点（重複している回答、食い違っている回答など）が表示されます。
3. 質問、回答、コメントを確かめ、不明確な回答を直す、重複や矛盾した回答を削除する、似た回答の内容をそろえる、などの対応をします。
4. 対応が済んだら、問題をResolvedにします。対応が必要ない場合はDismissを選びます。

解決した問題は一覧から消えます。同じ問題がまた起きた場合（重複した回答をもう一度追加した場合など）は、新しい問題として表示されます。

Bulk Cleanupでまとめて直す

Bulk Cleanupは、できる限り多くの問題を自動で解決する機能です。不明確な回答、Invalid Question & Answer、Invalid Question、Invalid Answer、余分な重複した回答に対応できます。

1. Potential IssuesタブでBulk Cleanupを選びます。
2. 編集または削除される回答の一覧を確かめ、必要なら削除の対象を調整します。
3. Confirmを選びます。

SafeBaseが選ばれた回答を削除または編集し、設定に従ってメタデータをまとめ、解決した問題を完了にします。

【注意】 Bulk Cleanupで確定した削除は、元に戻せません。確定の前に、削除される回答を必ず確かめてください。Bulk Cleanupでも全ての問題が解決するわけではないため、Potential Issuesは定期的に確かめます。

自動解決の設定

Bulk Cleanupを初めて使う前に、自動解決の設定をしておきます。この設定は、強化されたPotential Issuesの機能を初めて使うときに求められ、後からいつでも変えられます。設定はSettings → Knowledge Base → Potential Issues → Configurationで開きます。

設定	内容
残す回答	重複した回答のうちどれを残すか。最も新しく追加されたもの、最も新しく更新されたもの、最も新しく確認されたもの、担当者が最も多いもの、対象の製品が最も広いもの（Globalが最優先）、タグが最も多いもの、アクセスレベルが最も高いもの、最も低いもの、から選ぶ
担当者、タグ、製品のまとめ方	重複した全ての回答から合わせるか、残す回答のものだけを残すかを、項目ごとに選ぶ
アクセスレベル	自動で、最も公開の度合いが高いもの（Public、Private、Internalの順）が残る

不正確な回答や不明確な回答の見つけ出し（Invalid & Unclear Value Detection）には、生成AIを使います。生成AIを有効にしている組織では既定で有効になり、生成AIを有効にしていないと使えません。設定した後で無効にするには、Settings → Knowledge Base → Auto-Resolve ConfigurationでInvalid & Unclear Value Detectionを切り替えます。無効にしても、従来の照合の方法による重複した質問と似た質問の分類は表示されます。

【運用のポイント】 自動解決を有効にしていても、Potential Issuesは毎月か四半期ごとに確かめます。年に一度は、自動では見つからない問題を拾うため、ナレッジベースの全体を手作業で見直すと効果的です。

提案（Suggestions）で回答を増やす

提案（Knowledge Base Suggestions）は、質問票の回答を完了するときに、手で書いたり直したりした回答を承認の待ち行列に回し、内容を確かめてからナレッジベースに加える機能です。質問票に回答する多くのメンバーの作業を生かしながら、整っていない回答がナレッジベースに混ざるのを防げます。

提案の待ち行列を有効にする

1. Settings → Knowledge Baseを開きます。
2. Allow new answers from Questionnaires to be sent to the Suggestions queue for reviewを有効にします。
3. Saveを選びます。

提案を受け付けない場合は、この設定をオフのままにします。後でオフにした場合、待ち行列に残っている提案は処理されるまで残りますが、新しい提案は加わりません。提案の待ち行列は質問票から加える回答だけが対象で、手作業で作った回答には関係しません。

回答を提案として加える

1. 質問票の上部のCompleteを選びます。
2. Complete questionnaireの画面で、Add X manually edited answers（Xは手で直した回答の数）を選びます。ナレッジベースを編集できるユーザー（Adminなど）は、ナレッジベースに直接加えるか、提案の待ち行列に回すかを選べます。ナレッジベースを編集できないユーザーは、提案としてだけ加えられます。
3. 回答のアクセスレベル（Access）を、Internal（組織のメンバーだけ）、Private（Trust Centerへのアクセスを認められた閲覧者）、Public（Trust Centerの全ての閲覧者）から選びます。
4. Complete questionnaireを選びます。

提案を確かめて受け入れる

1. Knowledge Base (FAQ) → Suggestionsを開きます。
2. 左のチェックボックスで複数の提案を選び、一括の操作のバナーでAcceptかDismissを選びます。1件ずつ扱う場合は、行の右端の緑のチェックか赤のバツのアイコンを選びます。

Suggestionsタブの提案の一覧。行の右端のアイコンで受け入れるか却下する

緑のチェックで1件ずつ受け入れる場合は、Accept Knowledge Base Suggestionの画面で内容を確かめ、必要に応じてメタデータを調整します。一括の操作では、この画面は表示されません。受け入れた回答はすぐにナレッジベースで検索でき、再利用できるようになります。却下した提案は破棄されます。複数の製品を使っている組織では、提案に質問票の製品が付きます。

勧められること	避けること
質問票に回答するメンバーに、役立つ新しい回答は全て提案として出してもらう。整理は確かめる人が後で行う	ナレッジベースの編集者が複数いて、詳しさに差があるのに、確認の待ち行列を使わない
提案を確かめる人が、一覧を定期的に片付ける	提案をためたままにする。古くなった回答は、すぐに文脈が分からなくなる
アクセスレベルの付け方をそろえ、社内だけの回答が誤ってTrust Centerに表示されないようにする	権限を確かめずに、機密の情報に触れた回答を公開する
提案とPotential Issuesを組み合わせ、内容を最新に保ち、重複をなくす	ナレッジベースが古いままや矛盾したままでも、AIがうまく回答すると考える