社員のアカウントには、参加した日から削除される日まで、いくつかのポリシーが効きます。Emergency Kitを配るかどうか、参加の手順でブラウザー拡張機能を求めるか、参加直後に他のパスワードマネージャーからの取り込みを案内するか、一時停止した人を自動で削除するかです。画面では認証と共有と許可の2つに分かれていますが、決める時期は人の出入りの手順と重なります。特に自動削除は、保存した直後に一時停止中の人を消すため、退職の手順とそろえずに設定すると取り返しがつきません。このページでは、4つの設定の位置、Emergency Kitの配布の止め方、拡張機能とインポートの案内、一時停止した人の自動削除、決める時期を説明します。
4つの設定の位置
どの設定も、変えられるのは所有者、管理者、設定の管理を持つグループのメンバーです。
| 設定 | カテゴリー | 効く場面 |
|---|---|---|
Emergency Kitダウンロード | 認証 | 参加したとき、復旧を受けたとき |
| ブラウザー拡張機能の必須化 | 共有と許可 | 参加の手順の中 |
ガイド付きセットアップ | 共有と許可 | 参加した直後 |
一時停止ユーザー | 共有と許可 | 一時停止した後 |
会社のドメインで組織の外にアカウントを作らせない設定も認証にありますが、ドメインの検証と一体で決めるものです。ドメインの検証とアカウント作成の制御で扱います。
Emergency Kitの配布を止める
Emergency Kitは、Secret Keyを含むアカウントの情報をPDFにしたものです。配るかどうかの判断はEmergency Kitの運用で扱います。ここでは止めるときの操作と影響を説明します。
- サイドバーの
ポリシーから、認証のカードのポリシーの管理を選びます。 Emergency Kitダウンロードの欄のチームメンバーがEmergency Kitのコピーをダウンロードできるようにするをオフにします。- 画面の下の
保存を選びます。
止めると、社員は参加したときも、復旧を受けた後も、Emergency Kitを保存できなくなります。Secret Keyを確かめられるのは、サインインしている端末とブラウザーの中だけです。サインインの方法は変わらず、アカウントパスワードとSecret Keyを使います。所有者、管理者、セキュリティのメンバーと、アカウントの復旧を持つグループのメンバーは、止めた後も保存できます。
影響が出るのは復旧の場面です。本人は、復旧を始めたときと同じブラウザーのセッションのまま完了まで進める必要があります。手順は復旧の実行手順で扱います。
【注意】 Safariだけで1Passwordを使っている社員は、しばらくサインインしないとブラウザーからアカウントの情報が消えることがあります。Emergency Kitを配らない組織では、そのままSecret Keyを失い、復旧になります。配布を止める場合は、デスクトップアプリか別のブラウザーにもサインインしておくよう案内してください。
参加時にブラウザー拡張機能を求める
共有と許可には、参加の手順の中でブラウザー拡張機能の追加を必須にする設定があります。オンにすると、社員はアカウントを作る流れの中で拡張機能の追加を求められます。
1Passwordの効果の大半は、ブラウザーでの保存と自動入力から生まれます。拡張機能を入れずに使い始めた社員は、アプリを開いてパスワードをコピーする使い方に慣れ、そのまま定着しにくくなります。拡張機能を標準にする組織ではオンを勧めます。
この設定が効くのは参加の手順の中だけで、参加した後に社員が拡張機能を外しても、1Password側では検知しません。参加した後も入れ続けているかを確かめるには、Device Trustのチェックを使います。仕組みと制約はDevice Trustと組み合わせると何ができるかで扱います。
管理者が社員のブラウザーに入れられる拡張機能を制限している場合は、オンにする前に1Passwordの拡張機能を許可しておきます。社員が拡張機能を追加できない環境では、必須にしても求められた操作を済ませられないためです。配布の方法はブラウザー拡張機能のデプロイで扱います。
参加直後のインポートの案内を決める
ガイド付きセットアップは、アカウントを作った直後の社員に、他のパスワードマネージャーからアイテムを取り込むよう案内する設定です。
判断の軸は、移行を誰が進めるかです。情報システム部門がまとめて移行する計画なら、案内はオフにします。社員がそれぞれ取り込むと、個人で使っていたパスワードマネージャーの私用のアイテムまで業務のアカウントに入り、会社のアイテムと私物が混ざります。社員に任せる計画なら、オンにして取り込みの手間を減らします。移行の進め方は既存のパスワードを移行するで扱います。
一時停止した人を自動で削除する
一時停止ユーザーの欄では、一時停止した人を、停止から決めた日数が過ぎた時点で自動で削除するかを決めます。日数は1〜180日の間で選びます。
この設定を保存すると、既に一時停止している人のうち条件を満たす人が、1時間以内に削除されます。削除は取り消せません。本人の従業員保管庫に残っていたアイテムも一緒に消えます。
設定する前に、次の順で確かめてください。
人で一時停止中の人を洗い出します。- 1人ずつ、業務のアイテムが共有保管庫に移っているかを確かめます。
- 退職の手順で決めた、一時停止から削除までの期間より長い日数を選びます。
自動削除は、削除の判断をする人がいなくなり、一時停止のまま人が増え続けるのを防ぐ手段です。一方で、退職の手順の中で、アイテムを移す作業やクレデンシャルの変更が終わる前に削除が走る危険もあります。日数は手順の期間に余裕を足して決めます。退職の手順は退職時の手順で扱います。
決める時期
Emergency Kit、拡張機能、インポートの案内の3つは、最初の招待の前に決めます。拡張機能とインポートの案内は参加の手順の中で出るものなので、後から変えても既に参加した人には効きません。Emergency Kitも、後から止めた時点で既に保存されたPDFは社員の手元に残ります。
一時停止した人の自動削除は、最初の退職者が出る前に、退職の手順と一緒に決めます。導入の時点で急ぐ必要はありません。
【運用のポイント】 自動削除の日数を変えるときも、保存した時点で条件を満たす人が削除されます。日数を短くする変更は、一時停止中の人がいない日に行うか、先に洗い出しの手順を済ませてから行ってください。