ソフトウェアライセンスとWarranty Tracking

保有するソフトウェアライセンスと、機器の保証期間を管理します。更新の見落としと、コンプライアンス上の問題を防ぎます。

ソフトウェアライセンスの管理

Software Inventoryでインストール台数は自動で把握できます。これに保有ライセンス数の情報を組み合わせると、過不足が分かります。

状態	問題	対応
保有数 ＞ 導入数	余剰。費用の無駄	次回更新で見直す
保有数 ＝ 導入数	適正	新規導入時に注意
保有数 ＜ 導入数	不足。契約違反の可能性	早急に是正する

3番目はコンプライアンス上の問題です。監査で指摘されると、追加購入だけでなく信用の問題にもなります。

更新期限の管理

ライセンスには有効期限があります。期限管理を人の記憶に頼らないでください。

管理すべき情報は次の通りです。

項目	用途
製品名	対象の特定
保有ライセンス数	過不足の判定
契約開始日と終了日	更新時期の把握
契約形態	自動更新か都度更新か
販売元と問い合わせ先	更新手続きの窓口
費用	予算計上

これらはCustom FieldsまたはApps & Servicesで管理できます。文書として残すならApps & Servicesの登録と活用を参照してください。

【運用のポイント】 期限の2〜3カ月前に通知が届く仕組みを作ってください。期限当日に気付いても、稟議と発注が間に合いません。特に年度をまたぐ契約では、予算計上の時期を逆算する必要があります。

Warranty Trackingの仕組み

機器の保証期間を追跡する機能です。シリアル番号をもとに保証情報を取得し、期限が近づくと通知します。

設定はPolicyのWarranty Trackingセクションで行います。

設定する項目は次の通りです。

項目	内容
Enable Warranty Tracking activity	機能の有効化
Threshold	通知するタイミング。日数で指定
Type	保証期限の前か後か
Frequency	通知の頻度
Channels	通知先のチャネル
Severity / Priority	記録する深刻度と優先度
Ticketing Rule	チケットを自動起票するか

Thresholdを90日に設定すれば、保証期限の90日前に通知が届きます。

Ticketing Ruleを有効にすると、チケットが自動で作成されます。対応の記録を残したい場合は、通知だけでなくチケット化してください。

しきい値の決め方

何日前に通知するかは、その後の作業から逆算します。

対応	必要な日数
延長保証を申し込む	30日程度
機器を更新する（予算がある）	60日程度
機器を更新する（予算計上から）	120日以上

更新の判断に予算計上が必要なら、90日では足りません。年度予算のサイクルを考慮して設定してください。

保証切れ機器の把握

保証が切れた機器は、故障時に実費修理となります。台数と対象を把握しておいてください。

デバイス一覧に保証期限の列を追加すれば、期限順に並べ替えられます。抽出の方法は検索・フィルター・保存ビューを参照してください。

保証切れ機器への対応方針を決めておくと、故障時の判断が速くなります。

方針	適用する機器
故障したら即交換	業務への影響が大きい機器
故障したら修理を検討	予備がある機器
計画的に更新	保証切れが近い機器をまとめて更新

更新計画への活用

保証期限とハードウェアの情報を組み合わせると、更新計画の材料になります。

抽出条件	用途
保証期限が今年度内	今年度の更新候補
メモリー搭載量が基準以下	性能面での更新候補
購入から5年以上経過	経年での更新候補
OSがサポート終了間近	更新が必須の対象

複数の条件に該当する機器から優先的に更新すると、限られた予算での効果が高くなります。

【運用のポイント】 更新計画は、機器が壊れてから考えるものではありません。年度の予算編成時期に、上記の条件で抽出した一覧を用意してください。「何台を更新すべきか」を数字で示せると、予算の確保がしやすくなります。