機能別ガイド／ NinjaOne Ticketing

メール受信設定とテンプレート

NinjaOneでメールからチケットを起票する設定を説明します。接続の設定と送信元アドレス、テンプレートとプレースホルダーの活用、送受信の確認手順、よくある失敗を紹介します。

メールからチケットを起票する設定と、返信に使うテンプレートを扱います。利用者にとって最も敷居が低い起票経路です。

メールからのチケット起票

指定したアドレス宛てのメールを、自動でチケットにできます。

利用者から見れば、これまでどおりメールを送るだけです。管理する側は、メールがチケットとして記録され、対応状況を追跡できるようになります。

添付ファイルもチケットに紐づきます。エラー画面のスクリーンショットが添付されていれば、そのまま調査に使えます。

メールを受信するための接続を設定します。Microsoft 365など、利用しているメール環境に応じた設定が必要です。

設定前に次を確認してください。

3番目が重要です。既に人が読んでいるアドレスをチケット化の対象にすると、二重管理になります。新しいアドレスを用意するか、切り替え時期を明確にしてください。

【注意】自動応答メールやメーリングリストの配信が受信アドレスに届くと、大量の不要なチケットが作られます。受信するメールの範囲を絞り、不要な送信元を除外する設定を検討してください。

チケットからの返信をどのアドレスで送るかを設定します。

受信アドレスと送信アドレスを一致させてください。異なると、利用者が返信したときに別のアドレスへ届き、チケットに紐づきません。

送信されるメールの見た目はブランディングの設定に従います。差出人名と署名が設定されていないと、利用者にとって出所の分からないメールになります。設定はブランディングとSysTrayの設定を参照してください。

よく使う返信を定型化します。作成の手間が減り、内容の品質も安定します。

用意しておくと効果が大きいのは次の場面です。

2番目が実務では効きます。「パソコンが動きません」という依頼に対して、確認すべき項目を毎回書くのは非効率です。テンプレート化しておけば、必要な情報を漏れなく聞けます。

テンプレートには、チケットの情報を差し込めます。

宛名が差し込まれるだけでも、定型文の印象は変わります。

【運用のポイント】テンプレートは丁寧すぎない程度に整えてください。過度に格式張った文面より、必要な情報が簡潔に書かれている方が利用者には親切です。特に「いつまでに」「次に何をすればいいか」を明示してください。

設定したら必ずテストしてください。

4番目まで確認してください。往復が成立して初めて、メールでのやり取りとして機能します。

2番目は運用開始直後に起きやすい問題です。数日運用して、不要なチケットが作られていないかを確認してください。