スケジュール配信と共有

レポートを定期的に自動生成し、関係者へ届けます。毎月手作業で作成する運用から解放されます。

定期配信の設定

ReportingのSchedulesからCreate New Scheduleで作成します。

タブは3つに分かれます。

タブ	設定内容
Schedule	生成のタイミングと頻度
Report Templates	配信するレポートの選択。複数選べる
Email	宛先、件名、本文

1つのスケジュールに複数のレポートを含められます。月次報告で3種類のレポートを送る場合、スケジュールを3つ作る必要はありません。

社外送信の警告

Emailタブには警告が表示されます。

By entering an email into this field, the data contained within this report will be sent outside of the NinjaOne system.

入力したアドレス宛てにレポートのデータが送信される、という注意です。

この警告は形式的なものではありません。レポートにはデバイス名、利用者名、IPアドレス、ソフトウェアの導入状況などが含まれます。社内の情報が社外のアドレスへ送られる経路になり得ます。

確認項目	理由
宛先が正しいか	社外アドレスへの誤送信を防ぐ
レポートの内容	相手に見せていい情報か
顧客向けの場合の範囲	他の顧客の情報が含まれていないか

【注意】 顧客へ配信する設定を作る際は、対象のOrganizationで正しく絞り込まれているかを必ず確認してください。絞り込みを誤ると、他の顧客の情報を含むレポートが送信されます。一度送ってしまうと取り消せません。

SubjectとMessageは編集できます。件名に「月次報告」のように内容が分かる語を入れておくと、受け取る側が識別しやすくなります。

月次報告なら、月初の営業日に前月分を配信する設定になります。

【運用のポイント】 配信のタイミングは、報告の締め切りより数日早く設定してください。内容を確認し、説明を添える時間が必要です。締め切り当日に生成しても、確認する余裕がありません。

配信先の指定

受け取る人を指定します。個人のアドレスより、共有のアドレスやグループを推奨します。担当者が変わっても設定変更が不要になります。

配信先	レポートの内容
情報システム部門	全体の詳細
各部門の責任者	その部門の範囲
経営層	サマリーのみ
顧客	その顧客の範囲

受け取る人によって、必要な粒度が違います。全員に同じレポートを送ると、詳細すぎて読まれないか、粗すぎて役に立たないかのどちらかになります。

配信の設計

配信を設定しすぎないでください。多すぎるレポートは読まれなくなります。

頻度	適したレポート
日次	緊急性が高いもの。原則として不要
週次	運用担当者向けの状況確認
月次	経営層や顧客への報告
四半期	傾向の分析、計画の見直し

日次のレポート配信は、ほとんどの場合不要です。日々の確認はダッシュボードで行い、レポートは記録を残す目的に絞ってください。

レポートの共有

生成したレポートを、メール以外の方法で共有することもできます。

共有リンクを発行すれば、都度ファイルを送る必要がありません。ただし、リンクを持つ人が閲覧できる状態になるため、扱いには注意してください。

共有方法	適した場面
メール添付	特定の相手に確実に届ける
共有リンク	継続的に参照してもらう

顧客へ提供する場合、契約内容に応じた方法を選んでください。

【注意】 共有リンクには有効期限を設定してください。期限のないリンクを発行すると、退職者や契約が終了した顧客でも閲覧できる状態が続きます。四半期ごとに、発行済みのリンクを確認する運用を推奨します。

配信されない場合の確認

設定したのに届かない場合、次を確認します。

1. 配信の設定が有効になっているか
2. 配信先のアドレスが正しいか
3. 対象の範囲にデータが存在するか
4. 迷惑メールに振り分けられていないか
5. 添付ファイルのサイズ制限に引っかかっていないか

3番目は見落とされがちです。対象の絞り込みが厳しすぎて、該当するデータが0件になっている場合があります。

5番目も起こり得ます。対象台数が多いレポートは、ファイルサイズが大きくなります。受信側のメールサーバーで拒否されることがあります。

配信の見直し

設定した配信は、定期的に見直してください。

確認内容	判断
実際に読まれているか	読まれていないなら停止する
内容が用途に合っているか	合わないなら種類を変える
配信先が正しいか	異動や退職を反映する
頻度が適切か	多すぎないか

1番目は受け取る人に直接聞いてください。「毎月送っているレポートは役に立っていますか」と確認すると、実は読まれていないことが判明する場合があります。

読まれていないレポートを送り続けるより、必要な内容に絞って確実に読まれる方が価値があります。

手動での出力との使い分け

場面	方法
定期的な報告	スケジュール配信
単発の調査	手動で出力
監査への提出	手動で出力し、内容を確認してから提出
更新計画の検討	手動で条件を変えながら出力

定型化できるものは自動配信、その都度条件が変わるものは手動、という使い分けになります。